Abgrenzungsrechnung: Sinnvolles Instrument aus der Finanzbuchhaltung?

Sie ist ein essenzielles Instrument im Rechnungswesen, das oft unterschätzt wird: die Abgrenzungsrechnung. Ihr Zweck liegt darin, ein realistisches Bild der finanziellen Situation zu zeichnen. Für Selbstständige und Freelancer kann sie besonders relevant sein, um Einnahmen und Ausgaben korrekt zuzuordnen, steuerliche Vorteile zu nutzen und die Liquidität effektiv zu planen.

Ob es um die Abgrenzung von Vorauszahlungen, die korrekte Verbuchung von langfristigen Projekten oder die Steueroptimierung geht – dieser Ratgeber bietet dir wertvolle Tipps und Trick, um deine Abgrenzungsrechnung effizient und fehlerfrei zu gestalten.

Definition Abgrenzungsrechnung: Einfach und leicht erklärt

Die Abgrenzungsrechnung ist ein Instrument aus dem Rechnungswesen, das dazu dient, den tatsächlichen finanziellen Stand eines Unternehmens zu ermitteln. Dabei werden die Einnahmen und Ausgaben, die in der Buchhaltung festgehalten wurden, vorwiegend um solche Posten bereinigt, die nicht in den fraglichen Zeitraum gehören.

Etwa ein Honorar, das du bereits für eine Leistung erhalten hast, die du aber erst zu einem späteren Zeitraum erbringen wirst. Oder es werden Aufwendungen identifiziert, die keiner Leistung zugeordnet werden können, etwa Spenden an gemeinnützige Organisationen. 

Die Abgrenzungsrechnung geht fließend in die Kosten- und Leistungsrechnung über, bei der aber noch weitere Daten hinzugefügt werden. Zum Beispiel müssen bei einer Abschreibungsrechnung noch kostenrechnerische Korrekturen vorgenommen (z.B. durch Abschreibungen) und Zusatzkosten berücksichtigt werden (z.B. Zinsen für Kredite oder Miete). 

➡️ Gewinnermittlung für selbstständige Freiberufler

Wann kann es sinnvoll sein, eine Abgrenzungsrechnung durchzuführen?

Für Unternehmen ist eine Abgrenzungsrechnung ein recht komplexes Unterfangen. Doch auch für Freelancer:innen und Selbstständige kann die Durchführung in verschiedenen Situationen sinnvoll sein, um eine genaue und faire Darstellung der finanziellen Situation zu gewährleisten. 

1. Langfristige Projekte

Wenn du an Projekten arbeitest, die sich über mehrere Monate oder sogar Jahre erstrecken, ist es wichtig, die Einnahmen und Ausgaben korrekt den jeweiligen Perioden zuzuordnen. So vermeidest du, dass ein Monat „gut“ und der nächste „schlecht“ aussieht, nur weil eine Zahlung ungleichmäßig verbucht wurde.

2. Vorauszahlungen und Anzahlungen

Hast du Anzahlungen von Kunden erhalten oder selbst Vorauszahlungen für Dienstleistungen wie Miete, Software-Lizenzen oder Versicherungen geleistet, sollten diese Beträge über die Laufzeit der Leistung oder des Vertrags abgegrenzt werden.

3. Saisonale Schwankungen

In manchen Branchen gibt es saisonale Schwankungen, die das Einkommen beeinflussen. Durch die Abgrenzungsrechnung kannst du ein realistischeres Bild deiner finanziellen Situation über das gesamte Jahr hinweg erhalten.

4. Rückerstattungen und Boni

Wenn du Rückerstattungen oder Boni erhältst, die sich auf vergangene Perioden beziehen, sollten diese korrekt abgegrenzt werden, um die tatsächliche Profitabilität dieser Perioden zu reflektieren.

5. Abschreibungen

Für Anschaffungen wie Computer, Kameras oder andere teure Ausrüstungen ist es sinnvoll, die Kosten über die Nutzungsdauer abzugrenzen, anstatt sie in dem Monat zu verbuchen, in dem die Anschaffung getätigt wurde.

➡️ So geht die Abschreibung für Selbstständige

6. Liquiditätsplanung

Durch die Abgrenzung von Einnahmen und Ausgaben erhältst du ein klareres Bild deiner Liquidität und kannst besser planen, welche finanziellen Mittel dir in welchem Zeitraum zur Verfügung stehen.

7. Professionalität und Transparenz

Eine saubere Abgrenzungsrechnung zeigt auch gegenüber Kunden, Partnern und Investoren, dass du deine Finanzen ernst nimmst und transparent arbeitest.

💡Tipp von Accountable: Die Abgrenzungsrechnung ist ein wichtiges Instrument, um die finanzielle Situation deines Unternehmens korrekt darzustellen und die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoB) einzuhalten. Sie hilft dir dabei, die Vergleichbarkeit von Abschlüssen über verschiedene Zeitperioden hinweg sicherzustellen und ein realistisches Bild der eigenen finanziellen Situation zu erhalten. So ermöglicht sie dir eine bessere Planung und Steuerung deines Geschäfts.

Abgrenzungsrechnung und steuerliche Gründe

Die Durchführung einer Abgrenzungsrechnung ist nicht nur aus den eben genannten Gründen sinnvoll, sondern hat auch steuerliche Implikationen. In folgenden Situationen kann es sinnvoll sein, dem Finanzamt durch eine Abgrenzungsrechnung dein tatsächliches Betriebsergebnis zu belegen.

1. Umsatzsteuer

In einigen Fällen kann die Abgrenzungsrechnung auch für die Umsatzsteuer relevant sein. Wenn du zum Beispiel Anzahlungen erhältst, die einer späteren Leistung zugeordnet sind, kann die Umsatzsteuer erst fällig werden, wenn die Leistung tatsächlich erbracht wurde. Durch die Abgrenzung stellst du sicher, dass die Umsatzsteuer korrekt erfasst und abgeführt wird.

2. Steuerliche Anerkennung von Aufwendungen

Nicht alle Aufwendungen sind sofort steuerlich absetzbar. Einige, wie Investitionen in Anlagegüter, müssen über mehrere Jahre abgeschrieben werden. Durch die Abgrenzungsrechnung sorgst du dafür, dass diese Aufwendungen korrekt über ihre Nutzungsdauer verteilt werden.

3. Steuerprüfungen

Bei steuerlichen Prüfungen wird oft die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung überprüft. Eine korrekte Abgrenzungsrechnung kann in solchen Fällen als Beleg für die Einhaltung der steuerlichen Vorschriften dienen und eventuelle Nachfragen oder Strafzahlungen vermeiden.

4. Steuerplanung

Durch die Abgrenzungsrechnung erhältst du ein realistischeres Bild deiner finanziellen Situation und kannst besser planen, welche Steuern in welchem Zeitraum fällig werden. Das ist besonders wichtig für die Liquiditätsplanung und kann dir helfen, steuerliche Vorteile optimal zu nutzen.

➡️ Steuerlast reduzieren durch Gewinnanpassung

Beispiel für eine Abgrenzungsrechnung

Anna ist eine freiberufliche Grafikdesignerin und hat einen Vertrag für ein Projekt abgeschlossen, das sich über drei Monate erstreckt (Januar bis März). Der Kunde hat ihr eine Anzahlung von 3.000 Euro im Januar geleistet. Die gesamten Projektkosten betragen 9.000 Euro. Anna hat außerdem im Januar für 1.200 Euro eine Jahreslizenz für eine Design-Software erworben.

Abgrenzungsrechnung:

1. Anzahlung vom Kunden

Anna hat im Januar eine Anzahlung von 3.000 Euro erhalten, aber das Projekt wird sich über drei Monate erstrecken. Daher muss sie diese Einnahme abgrenzen.

• Abgegrenzter Betrag pro Monat: 3.000 Euro / 3 Monate = 1.000 Euro
• Buchung im Januar: 1.000 Euro als Einnahme, 2.000 Euro als passive Rechnungsabgrenzung (auf der Passivseite der Bilanz)
• Buchung in den Folgemonaten: Auflösung der passiven Rechnungsabgrenzung um jeweils 1.000 Euro im Februar und März und Verbuchung als Einnahme

2. Jahreslizenz für Design-Software

Anna hat 1.200 Euro für eine Jahreslizenz ausgegeben. Diese Kosten müssen über 12 Monate abgegrenzt werden.

• Abgegrenzter Betrag pro Monat: 1.200 Euro / 12 Monate = 100 Euro
• Buchung im Januar: 100 Euro als Aufwand, 1.100 Euro als aktive Rechnungsabgrenzung (auf der Aktivseite der Bilanz)
• Buchung in den Folgemonaten: Auflösung der aktiven Rechnungsabgrenzung um jeweils 100 Euro pro Monat und Verbuchung als Aufwand

Tabellarische Abgrenzungsrechnung für den besseren Überblick

Die tabellarische Abgrenzungsrechnung ist keine Sonderform der Abgrenzungsrechnung, sondern eine Methode zur Darstellung und Organisation der abzugrenzenden Posten. In der Praxis kann sie helfen, den Überblick über verschiedene Abgrenzungsobjekte zu behalten und den Abgrenzungsprozess systematisch durchzuführen. 

Wenn du die Abgrenzungsrechnung in Form einer Tabelle anlegen willst, könnten folgende Spalten vorkommen:

1. Bezeichnung des Postens: Hier wird der abzugrenzende Posten benannt, z.B. "Anzahlung für Projekt X" oder "Jahreslizenz für Software Y".
2. Gesamtbetrag: Der gesamte Betrag des Postens, der abgegrenzt werden muss.
3. Laufzeit / Anzahl der Perioden: Die Anzahl der Monate, Quartale oder Jahre, über die der Posten abgegrenzt werden muss.
4. Abgegrenzter Betrag pro Periode: Der Betrag, der pro Abrechnungsperiode abgegrenzt wird. Dieser ergibt sich meist aus dem Gesamtbetrag geteilt durch die Anzahl der Perioden.
5. Bereits abgegrenzter Betrag: Hier wird festgehalten, welcher Betrag bereits in vorherigen Perioden abgegrenzt wurde.
6. Noch abzugrenzender Betrag: Der Restbetrag, der noch in zukünftigen Perioden abgegrenzt werden muss.

In unserem Beispiel könnte die Grafikdesignerin Anna auch eine tabellarische Abgrenzungsrechnung vornehmen:

Abgrenzungsrechnung: Tipps & Tricks

Zum Schluss wollen wir noch einige praxisnahe Tipps zur Abgrenzungsrechnung geben, die besonders für Freelancer und Selbstständige hilfreich sein können:

1. Halte eine Abgrenzungsliste

Erstelle eine Liste aller Posten, die einer Abgrenzung bedürfen. Diese Liste sollte Informationen wie den Betrag, die Laufzeit und den Zeitpunkt der Zahlung enthalten. So behältst du den Überblick und kannst sicherstellen, dass alle Abgrenzungen korrekt durchgeführt werden. Überprüfe diese Liste regelmäßig, besonders vor dem Abschluss einer Berichtsperiode.

2. Dokumentiere gründlich

Für jede Abgrenzung solltest du alle relevanten Dokumente wie Rechnungen, Verträge und Korrespondenz sorgfältig archivieren. Das erleichtert nicht nur zukünftige Abgrenzungen, sondern ist auch im Falle einer steuerlichen Prüfung von Vorteil. Ein gut dokumentierter Abgrenzungsprozess kann dir helfen, eventuelle Rückfragen schnell und präzise zu beantworten.

3. Nutze Buchhaltungssoftware

Moderne Buchhaltungssoftware bietet oft Funktionen zur automatischen Abgrenzung von Aufwendungen und Erträgen. Diese Tools können dir viel Zeit sparen und helfen, Fehler zu vermeiden. Sie erlauben es dir oft, Abgrenzungsregeln für wiederkehrende Posten wie Miete oder Versicherungsprämien einzustellen, sodass diese automatisch korrekt verbucht werden.

➡️ Digitale Buchhaltung: Software ist ein Muss

Robert Jödicke

Robert Jödicke ist ein erfahrener Steuerexperte und Autor bei Accountable, spezialisiert auf Steuertipps und Steuerersparnisse für Selbstständige.