Steuern sparen: 7 Geschäftsausgaben, die Freiberufler und Selbstständige von der Steuer absetzen können

„Gedanken zahlen keine Steuern“, sagt ein italienisches Sprichwort. Schade eigentlich, denn von der jährlichen Steuererklärung zur regelmäßigen Umsatzsteuervoranmeldung kreisen die Gedanken von Selbstständigen und Freuberufler:innen doch ziemlich häufig um das Thema Steuern. Die gute Nachricht: Selbstständig Steuern sparen ist möglich, denn im Vergleich zu Angestellten gibt es deutlich mehr Möglichkeiten, Geschäftsausgaben abzusetzen.

Das Stichwort lautet „Betriebsausgaben absetzen“. Alle Kosten, die durch deine selbstständige Tätigkeit entstehen, kannst du steuermindernd geltend machen. Doch welche Ausgaben erkennt das Finanzamt tatsächlich an? Wir stellen dir 7 Geschäftsausgaben vor, mit denen du als Freiberufler:in oder Selbstständige:r sofort Steuern sparen kannst.

Steuern sparen als Selbstständiger bzw. Freiberufler – was kann man absetzen?

Um als Selbstständige:r Steuern zu sparen, musst du bestimmte Regeln beachten. Betriebsausgaben abzusetzen funktioniert nur, wenn die Kosten eindeutig mit deiner beruflichen Tätigkeit zusammenhängen.

Grundregel: Das Finanzamt akzeptiert nur Ausgaben, die für dein Business notwendig sind. So kann die Anschaffung eines Musikinstruments für eine:n Berufsmusiker:in steuerlich absetzbar sein, für eine:n Anwält:in oder Ärzt:in wäre diese Anschaffung jedoch eine private, steuerlich nicht relevante Ausgabe. Was du tatsächlich von der Steuer als Geschäftsausgabe absetzen kannst, hängt also zunächst einmal von der Branche ab, in der du tätig bist.

Damit du wirklich Steuern sparen kannst als Freiberufler:in oder Selsbständige:r, sind Belege unerlässlich. Ohne entsprechende Belege als Nachweis einer betrieblich bedingten Ausgabe wird das Finanzamt eine solche nur selten akzeptieren. Selbst erstellte Belege (Eigenbelege) sollten nur im Ausnahmefall genutzt werden.

💡 Tipp von Accountable: Bewahre alle Rechnungen und Quittungen gut auf – am besten digital.Nutze unsere kostenlose App. Einfach Beleg per Foto-Scan hochladen, und nie wieder einen Beleg verlieren.

➡️ Kann ich das absetzen? Hier findest du bestimmt die Antwort!

Hier sind 7 Geschäftsausgaben, die du von der Steuer absetzen kannst

Das Steuerrecht unterscheidet zwischen abzugsfähigen und nicht abzugsfähigen Betriebs- bzw. Geschäftsausgaben. Personalkosten, Versicherungen oder Reparaturen sind beispielsweise uneingeschränkt abzugsfähig, Bewirtungskosten dürfen zum Beispiel nur zum Teil (maximal 70 Prozent) geltend gemacht werden. Im Folgenden stellen wir dir sieben Geschäftsausgaben vor und erklären, wie du als Freiberufler:in oder Selbstständige:r diese Ausgaben nutzen kannst, um Steuern zu sparen.

1. Aus- und Weiterbildungskosten absetzen

Man lernt nie aus. Wenn du eine Fortbildung besuchst, die einen konkreten Bezug zu deiner selbstständigen Tätigkeit hat, kannst du Kosten von bis zu 4.000 Euro pro Kalenderjahr absetzen. Ob der Bezug zwischen der Fortbildung und der selbstständigen Tätigkeit anerkannt wird, liegt dabei bei den jeweiligen Sachbearbeiter:innen.

➡️ Auch die Anreise zur Fortbildung kannst du absetzen! Wie das geht, erfährst du hier.

2. Steuerberatungs- und Anwaltskosten absetzen

Steuern sparen als Selbstständige:r beginnt oft mit der richtigen Beratung. Steuerberatungskosten zählen zu den Betriebsausgaben, die du vollständig absetzen kannst. Das gilt auch für Anwaltskosten, wenn sie betrieblich veranlasst sind.

Die Höhe der absetzbaren Kosten für eine:n Steuerberater:in hängt von deinen Einnahmen und dem Umfang der Leistungen ab. Es ist daher wichtig, sich vor der Auftragsvergabe über die anfallenden Kosten mit dem bzw. der Steuerberater:in zu verständigen. Während ein:e Ärzt:in mit zwei Angestellten etwa 5.000 Euro für die Steuerberatung zahlt, können die Kosten für ein mittelständisches Unternehmen mit 25 Mitarbeitenden auf 25.000 Euro steigen. Unabhängig von der Höhe sind Steuerberaterkosten für Selbstständige vollständig steuerlich absetzbar.

Als Selbstständige:r bzw. Freiberufler:in kannst du auch anfallende Anwaltskosten als Betriebsausgaben gelten machen, wenn sie im Zusammenhang mit deiner beruflichen Tätigkeit stehen. Dazu können zählen:

• Rechtsberatung zu Verträgen oder Unternehmensrecht
• Prozesskosten für betriebliche Rechtsstreitigkeiten
• Honorare für Gutachter:innen, wenn sie für ein Verfahren erforderlich sind

➡️ Musst du als Selbstständige:r überhaupt eine:n Steuerberater:in haben? Hier erfährst du es.

3. Fahrtkosten absetzen

Wenn du deinen Pkw zu mehr als 90 Prozent beruflich nutzt, gilt er als Arbeitsmittel. Sämtliche Kosten kannst du in diesem Fall vollständig absetzen. Dazu gehören: 

• Abschreibung (AfA)
• Zinsen für einen Autokredit oder Leasingraten
• Versicherungen (Haftpflicht, Kasko)
• Reparaturen & Wartung
• Benzin oder Diesel

💡 Tipp von Accountable: Wenn du dein Auto auch privat nutzt, kannst du deine beruflichen Fahrten mit einem Fahrtenbuch nachweisen oder die Kilometerpauschale nutzen, um als Selbstständige:r Steuern zu sparen.

➡️ Hier geht's zu allen Möglichkeiten, die du als Selbstständige:r hast, um deine Fahrtkosten abzusetzen.

4. Versicherungen absetzen

Im Allgemeinen gilt, dass Versicherungen, die betriebliche Risiken absichern, voll absetzbar sind. Somit sind als Betriebskosten folgende Versicherungen voll absetzbar:

• Haftpflichtversicherungen (Betriebshaftpflicht, Berufshaftpflicht, Vermögensschadenhaftpflicht)
• Betriebsausfallversicherungen (Betriebsunterbrechungs- und Betriebsausfallversicherung)
• Forderungsausfallversicherung (Schutz vor Zahlungsausfällen von Kunden)
• Betriebliche Rechtsschutzversicherung (z. B. für Vertragsstreitigkeiten)
• Sachversicherungen (Feuer-, Diebstahl- und Hagelversicherung)
• Gesetzliche Unfallversicherung (Pflichtversicherung für einige Berufsgruppen)
• Kfz-Versicherungen (Haftpflicht, Kasko, Unfallversicherung für betriebliche Fahrzeuge)
• Betriebliche Unfallversicherung

Hausratversicherung (anteilig, wenn ein separates Arbeitszimmer genutzt wird)

Zusätzlich gibt es je nach Branche und Betrieb weitere Spezialversicherungen, die voll abgesetzt werden können.

➡️ Alles über Versicherungen für Selbstständige

5. Sonderausgaben und Vorsorgeaufwendungen absetzen

Nicht alle Versicherungen können als Betriebsausgaben abgesetzt werden. Einige zählen zu den Sonderausgaben, die nur begrenzt steuerlich berücksichtigt werden. Trotzdem kannst du mit bestimmten Vorsorgeaufwendungen Steuern sparen.

Folgende Versicherungen sind für Selbstständige und Freiberufler:innen ebenfalls wichtig, lassen sich aber nur in begrenztem Umfang steuerlich gelten machen:

• Privathaftpflichtversicherung
• Krankenversicherung (gesetzlich & privat)
• Krankentagegeldversicherung
• Lebensversicherung
• Rentenversicherung
• Pflegeversicherung
• Unfallversicherung
• Risikolebensversicherung

💡 Tipp von Accountable: Die Beiträge zur Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung kannst du als Sonderausgaben in der Einkommensteuererklärung angeben.

➡️Wir haben für dich zusammengetragen, welche Versicherungen für Selbstständige wichtig sind und in welcher Höhe sie von der Steuer abgesetzt werden können.

6. Werbungskosten absetzen

Wer als Selbstständige:r oder Freiberufler:in Steuern sparen will, kann eine Vielzahl von Werbungskosten steuerlich geltend machen. Dazu gehören Arbeitsmittel, Mitgliedsbeiträge und berufliche Versicherungen. Als Werbekosten absetzen kannst du:

• Arbeitsmittel (Laptop, Drucker, Software, Werkzeuge)
• Mitgliedsbeiträge für Berufsverbände
• Berufsspezifische Versicherungen
• Büroausstattung (Schreibtisch, Stuhl, Beleuchtung)
• Firmenfahrzeuge & Werbegeschenke
• Arbeitskleidung & Reinigungskosten (z. B. Blaumann, Arztkittel, Uniformen)

Zum letzten Punkt: Ein Business-Anzug oder ein Kostüm zählen nicht als absetzbare Arbeitsbekleidung, da diese Kleidungsstücke auch privat getragen werden können. 

Angestellte können pauschal bis zu 1.000 Euro Werbungskosten absetzen. Selbstständige haben keine feste Pauschale, sondern können tatsächlich entstandene Betriebsausgaben absetzen. Das bedeutet: Je genauer du deine Geschäftsausgaben dokumentierst, desto höher fällt dein Steuervorteil aus.

➡️ Das ist der Unterschied zwischen Werbungskosten und Betriebsausgaben.

Wenn du dein Bankkonto ausschließlich zu betrieblichen Zwecken nutzt, kannst du außerdem die kompletten Kontoführungsgebühren steuermindernd als Betriebsausgaben geltend machen. Hierbei ist es wichtig, dass du wirklich keinerlei private Abhebungen oder Überweisungen tätigst. Am besten ist es, gleich zu Beginn deiner Selbstständigkeit ein spezielles Geschäftskonto bei einer Bank deiner Wahl einzurichten.

💡 Tipp von Accountable: Verbinde dein Bankkonto direkt mit der Accountable Steuerlösung. So kannst du im integrierten Steuer-Rechner immer sehen, wie viel du für deine Steuern zurücklegen musst!

7. Kosten für den Arbeitsplatz absetzen

Egal ob eigenes Büro, Coworking-Space oder Homeoffice – als Selbstständige:r kannst du die Kosten für deinen Arbeitsplatz als Betriebsausgaben absetzen und so Steuern sparen. Absetzbar sind:

• Miete & Ausstattung eines Büros
• Coworking-Space-Gebühren
• Strom, Wasser, Heizung für angemietete Geschäftsräume
• Büromöbel & Arbeitsmittel (Schreibtisch, Stuhl, Lampen)
• Homeoffice-Kosten (unter bestimmten Bedingungen)

Auch dein Arbeitszimmer zu Hause kann steuerlich abgesetzt werden, wenn es ausschließlich für berufliche Zwecke genutzt wird. Alternativ kannst du die Home-Office-Pauschale geltend machen. Hier erfährst du, ob auch du die Home-Office-Pauschale nutzen kannst.

💡 Tipp von Accountable: Falls du dir unsicher bist, ob du etwas von der Steuer absetzen kannst, kannst du in unserer „Steuerspar-Suchmaschine“ nach der Ausgabe suchen, die dich interessiert!

➡️ Weitere Informationen zu Betriebs- bzw. Geschäftsausgaben für Selbstständige erhältst du in unserem Ratgeber: Rund um Steuern – Wie du Betriebsausausgaben absetzen kannst.

💡Accountable ist die Steuerlösung für Selbstständige. Lade dir die kostenlose App herunter oder erstelle dir direkt online einen Account. So hast du von Anfang an deine Buchhaltung und Steuererklärungen im Griff. Unser Team hilft dir zudem jederzeit persönlich im Chat.

Autor - Tino Keller

Tino Keller ist der Mitbegründer von Accountable und möchte damit Steuern und Finanzen für Selbstständige revolutionieren.

Wer ist Tino ?