Du bist als Freiberufler:in oder auch Kleinunternehmer:in beruflich oft unterwegs, um Kund:innen zu treffen oder Projekte vor Ort zu betreuen? Dann weißt du sicher, wie wichtig es ist, die Fahrtkosten korrekt in Rechnung zu stellen. Wir erklären dir, wie das mit den Fahrtkosten und der Mehrwertsteuer genau funktioniert und welche Regeln dabei zu beachten sind. Außerdem geben wir dir eine Vorlage an die Hand.
Wenn du Dienstleistungen anbietest, investierst du oft nicht nur Zeit, sondern auch Geld für Reisen. Deine Fahrt- und Reisekosten solltest du korrekt in Rechnung stellen, denn ansonsten schmälerst du deinen Gewinn.
Als Freiberufler:in oder Kleinunternehmer:in solltest du auf jeden Fall immer deine Fahrtkosten in Rechnung stellen, um sicherzustellen, dass du für alle Ausgaben im Zusammenhang mit deiner Tätigkeit auch angemessen entschädigt wirst. Dies gilt für die Hin- und Rückfahrt deiner dienstlichen Reise.
➡️ Mit der Steuerlösung für Selbstständige von Accountable kannst du ganz einfach rechtskonforme E-Rechnungen erstellen und dir gleichzeitig die Steuererklärung erleichtern.
Bevor du loslegst, solltest du wissen, welche Arten von Fahrtkosten es gibt. Dazu gehören:
Fahrten mit dem eigenen Auto
Eine der häufigsten Fragen ist: „Wie viel Fahrtkosten soll ich pro Kilometer in Rechnung stellen?“. Die gesetzlich festgelegte Kilometerpauschale beträgt derzeit 0,30 Euro pro Kilometer.
Das bedeutet, wenn du mit deinem eigenen Fahrzeug zu einem Termin fährst, kannst du diesen Betrag für jeden gefahrenen Kilometer ansetzen.
Diese Pauschale deckt sämtliche Fahrzeugkosten ab (Benzin, Versicherung, Wartung usw.), sodass du keine zusätzlichen Autokosten abrechnen kannst. Denke daran, die Kilometer für die Rückfahrt ebenfalls zu berücksichtigen und die gefahrenen Strecken für Hin- und Rückweg korrekt aufzulisten.
➡️ Erfahre, wie du dein Auto steuerlich absetzen kannst.
Für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln können die tatsächlichen Kostenin Rechnung gestellt werden. Hierfür benötigst du jedoch Belege oder Fahrkarten als Nachweis.
Diese Kosten werden also ohne Kilometergeld abgerechnet, da du nur die tatsächlichen Ticketkosten weitergibst.
Es gibt keine gesetzliche Obergrenze für die Kilometeranzahl, die du abrechnen kannst, aber alle Fahrtkosten müssen nachvollziehbar und für die Tätigkeit notwendig sein.
Ein Fahrtenbuch kann hier hilfreich sein, da es detailliert dokumentiert, wann und warum die Fahrt unternommen wurde.
Außerdem ist es wichtig, alle Belege aufzuheben. Denn unabhängig von der Kostenart sind Belege und Nachweise essenziell, falls das Finanzamt Nachfragen hat. Ohne Belege kann es schwierig werden, deine Ausgaben nachzuweisen. Deshalb ist wichtig, alle Quittungen und Belege gut aufzubewahren.
💡Hast du keinen Beleg zur Hand, kannst du einen Eigenbeleg erstellen, um die Kosten für öffentliche Verkehrsmittel trotzdem nachzuweisen.
Wenn du zum ersten Mal Fahrtkosten in Rechnung stellen möchtest, kann eine Rechnungsvorlage hilfreich sein. Hier ein simples Beispiel für eine Fahrtkostenrechnung für Fahrten mit dem eigenen Auto:
Rechnung
[Dein Name]
[Deine Adresse]
[Dein Unternehmen]
[Datum]
[Name des Kunden bzw. der Kundin]
[Kundenadresse]
Leistungsbeschreibung:
- Fahrtkosten für den Termin am [Datum]
- Hinfahrt: [Anzahl] km x 0,30 Euro/km = [Betrag] Euro
- Rückfahrt: [Anzahl] km x 0,30 Euro/km = [Betrag] Euro
Gesamtbetrag: [Gesamtbetrag] Euro
Mit freundlichen Grüßen,
[Dein Name]
Du kannst diese Vorlage natürlich nach deinen Bedürfnissen anpassen. Um deine Ausgaben zu verfolgen und sicherzustellen, dass du alles korrekt abrechnest, kannst du eine einfache Excel-Tabelle oder ein Rechnungstool verwenden.
Diese Punkte solltest du in jedem Fall in die Rechnungsstellung mitaufnehmen:
Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Mehrwertsteuer. Wenn du als Freiberufler:in oder Gewerbetreibende:r umsatzsteuerpflichtig bist, musst du die Mehrwertsteuer auf Fahrtkosten ausweisen und in deiner Rechnung gesondert aufführen.
➡️ Mehr zur Reisekostenabrechnung für Selbstständige und Freelancer:innen
Wenn du als Kleinunternehmer:in die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) in Anspruch nimmst und unter der Umsatzgrenze von 22.000 Euro im Vorjahr und voraussichtlich 50.000 Euro im laufenden Jahr bleibst, musst du keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen. Das bedeutet, dass du Fahrtkosten ohne Mehrwertsteuer weitergibst.
💡Tipp von Accountable: Schon mal was von der Pendlerpauschale gehört? Wir verraten dir, wie du diese als Selbstständige:r in der Steuererklärung nutzen kannst.
Die Höhe der Fahrtkosten, die du an deine Kund:innen weitergeben kannst, hängt von der Art der Fahrt und den tatsächlich entstandenen Kosten ab. Achte darauf, dass du alle Belege und Quittungen aufbewahrst, um deine Angaben im Zweifelsfall belegen zu können. Dies ist besonders wichtig, wenn du bei einer Steuerprüfung nachweisen musst, dass die Kosten betrieblich veranlasst sind.
Übrigens: Du kannst auch Fahrtkosten für Besprechungen im Café in Rechnung stellen, wenn es sich um ein geschäftliches Treffen handelt.
20 Kapitel knallhart recherchiert und vom Steuerprofi geprüft
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Autor:in - Sophia Merzbach
Sophia ist seit vielen Jahren Teil des Accountable-Teams und verbindet journalistische Genauigkeit mit handfestem Steuerwissen.
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Patric S
31.03.2026
Top App! ich habe sowas von keine Ahnung von der ganzen Geschichte. Aber es ist super erklärt und wirklich sehr leicht ! Ich bin top zufrieden
marco moertzsch
20.11.2025
Bin überwältigt wie gut diese App ist. Sie übernimmt quasi alles für dich, man muss nur seine Sachen eintragen und selbst da übernimmt die KI 90%. Wenn man irgendwas nicht weiß, Probleme oder Fragen hat hilft die Ki oder man bekommt innerhalb von 1-2 Tagen direkt Hilfe von einem Steuer-Coach. UI auch sehr schön und leicht zu bedienen. Absolute Empfehlung von mir, wüsste nicht was man besser machen könnte!
vuno7
20.11.2025
Das Interface leitet einen super einfach durch alle relevanten Dinge: Konten, Einnahmen und Ausgaben, Steuern. Man wird sehr übersichtlich darauf hingewiesen, welche Steuern zu zahlen sind. Wenn man seine Buchhaltung in der Plattform pflegt, werden die Daten automatisch in die richtigen Steuerformulare übertragen. Bei Fragen gibt es den KI Chat und echte Ansprechpartner. Es macht richtig Spaß. Nachdem ich einige Änderungswünsche vorgeschlagen hatte, hat mir der Support sehr kulant geholfen und Nachbesserung versprochen.
Jonathan
20.05.2025
Ein super Steuerprogramm,das Rechnungen schreiben ist sehr einfach. Es ist alles sehr übersichtlich. Sehr gut ist die persönliche Beratung, wenn sie gebraucht wird.
Anonym
25.03.2026
Ich habe noch nie ein Finanzprogramm benutzt, das so zuverlässig, treffsicher und genau die Belege automatisiert ausliest. Einfach super. Die Buchung der einzelnen Vorgänge geht damit in Windeseile – und wenn mal eine Fall nicht ganz klar ist, hilft die KI und der Chatbot super weiter. Die automatischen Vorschläge zur Belegzuordnung sind auch für den absoluten Laien perfekt verständlich. Auf jeden Fall kann ich sagen, dass ich noch nie so schnell die Belegerfassung erledigt hatte. Ich pflege gerade die letzten Monate ein und bin damit ruckzuck durch.
Christian
09.11.2025
Super App. Macht Buchhaltung, Rechnungen erstellen, Steuerzahlung und alles drum und dran sehr einfach. Und wenn man mal Fragen hat, haben die einen tollen Kundenservice. Wirklich empfehlenswert.
Kristina
27.02.2025
Ich liebe die App, ich bin super froh, endlich keinen Papierkram mehr zu haben. Ich hatte erst Probleme beim Upgrade auf meines Plans, aber der Support ist super schnell und hilfsbereit und so konnte ich in kürzester Zeit auch das Upgrade durchführen. Jetzt mit allen Funktionen ist es einfach noch so viel besser, da ich die Anwendung nun auch am PC nutzen kann und Zugriff auf den Chat mit den Steuer-Profis habe, die mich bei jeder Frage unterstützen. Einfach klasse!
LisNutz
11.05.2024
Ich finde das Team von Accountable sehr fachlich, professionell, schnelle Antworten (auch um 22 Uhr). Einfach ein gelungenes Produkt mit einem starken Team dahinter.
Willi H
09.04.2026
Eine sehr übersichtliche und intuitive App. Ich nutze sie seitdem ich meine Selbstständigkeit angefangen habe und habe seitdem noch keine Probleme damit gehabt, dass irgendwas nicht funktioniert hat oder ich den Überblick verloren habe. Außerdem ist es auch total nützlich, dass man Fragen zu Steuern usw. direkt an eine KI oder einen Steuer-Coach stellen kann
Niklas
28.03.2025
