Fahrtkosten an Kunden in Rechnung stellen

Du bist als Freiberufler:in oder auch Kleinunternehmer:in beruflich oft unterwegs, um Kund:innen zu treffen oder Projekte vor Ort zu betreuen? Dann weißt du sicher, wie wichtig es ist, die Fahrtkosten korrekt in Rechnung zu stellen. Wir erklären dir, wie das mit den Fahrtkosten und der Mehrwertsteuer genau funktioniert und welche Regeln dabei zu beachten sind. Außerdem geben wir dir eine Vorlage an die Hand.

Warum als Kleinunternehmer Fahrtkosten in Rechnung stellen?

Wenn du Dienstleistungen anbietest, investierst du oft nicht nur Zeit, sondern auch Geld für Reisen. Deine Fahrt- und Reisekosten solltest du korrekt in Rechnung stellen, denn ansonsten schmälerst du deinen Gewinn.

Als Freiberufler:in oder Kleinunternehmer:in solltest du auf jeden Fall immer deine Fahrtkosten in Rechnung stellen, um sicherzustellen, dass du für alle Ausgaben im Zusammenhang mit deiner Tätigkeit auch angemessen entschädigt wirst. Dies gilt für die Hin- und Rückfahrt deiner dienstlichen Reise.

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Die Grundlagen: Fahrtkosten korrekt in Rechnung stellen

Bevor du loslegst, solltest du wissen, welche Arten von Fahrtkosten es gibt. Dazu gehören:

Fahrten mit dem eigenen Auto

Eine der häufigsten Fragen ist: „Wie viel Fahrtkosten soll ich pro Kilometer in Rechnung stellen?“. Die gesetzlich festgelegte Kilometerpauschale beträgt derzeit 0,30 Euro pro Kilometer.

Das bedeutet, wenn du mit deinem eigenen Fahrzeug zu einem Termin fährst, kannst du diesen Betrag für jeden gefahrenen Kilometer ansetzen.

Diese Pauschale deckt sämtliche Fahrzeugkosten ab (Benzin, Versicherung, Wartung usw.), sodass du keine zusätzlichen Autokosten abrechnen kannst. Denke daran, die Kilometer für die Rückfahrt ebenfalls zu berücksichtigen und die gefahrenen Strecken für Hin- und Rückweg korrekt aufzulisten.

➡️ Erfahre, wie du dein Auto steuerlich absetzen kannst.

Öffentliche Verkehrsmittel

Für Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln können die tatsächlichen Kostenin Rechnung gestellt werden. Hierfür benötigst du jedoch Belege oder Fahrkarten als Nachweis.

Diese Kosten werden also ohne Kilometergeld abgerechnet, da du nur die tatsächlichen Ticketkosten weitergibst.

Fahrtkosten in Rechnung stellen: Höchstbeträge und Nachweise

Es gibt keine gesetzliche Obergrenze für die Kilometeranzahl, die du abrechnen kannst, aber alle Fahrtkosten müssen nachvollziehbar und für die Tätigkeit notwendig sein.

Ein Fahrtenbuch kann hier hilfreich sein, da es detailliert dokumentiert, wann und warum die Fahrt unternommen wurde.

Außerdem ist es wichtig, alle Belege aufzuheben. Denn unabhängig von der Kostenart sind Belege und Nachweise essenziell, falls das Finanzamt Nachfragen hat. Ohne Belege kann es schwierig werden, deine Ausgaben nachzuweisen. Deshalb ist wichtig, alle Quittungen und Belege gut aufzubewahren.

💡Hast du keinen Beleg zur Hand, kannst du einen Eigenbeleg erstellen, um die Kosten für öffentliche Verkehrsmittel trotzdem nachzuweisen.

Fahrtkosten in Rechnung stellen: Muster

Wenn du zum ersten Mal Fahrtkosten in Rechnung stellen möchtest, kann eine Rechnungsvorlage hilfreich sein. Hier ein simples Beispiel für eine Fahrtkostenrechnung für Fahrten mit dem eigenen Auto:

Rechnung

[Dein Name]

[Deine Adresse]

[Dein Unternehmen]

[Datum]

[Name des Kunden bzw. der Kundin]

[Kundenadresse]

Leistungsbeschreibung:

– Fahrtkosten für den Termin am [Datum]

– Hinfahrt: [Anzahl] km x 0,30 Euro/km = [Betrag] Euro

– Rückfahrt: [Anzahl] km x 0,30 Euro/km = [Betrag] Euro

Gesamtbetrag: [Gesamtbetrag] Euro

Mit freundlichen Grüßen,

[Dein Name]

Du kannst diese Vorlage natürlich nach deinen Bedürfnissen anpassen. Um deine Ausgaben zu verfolgen und sicherzustellen, dass du alles korrekt abrechnest, kannst du eine einfache Excel-Tabelle oder ein Rechnungstool verwenden.

Diese Punkte solltest du in jedem Fall in die Rechnungsstellung mitaufnehmen:

• Datum der Fahrt
• Ziel
• Hinfahrt (km)
• Rückfahrt (km)
• Gesamtbetrag

Fahrtkosten in Rechnung stellen mit Mehrwertsteuer

Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Mehrwertsteuer. Wenn du als Freiberufler:in oder Gewerbetreibende:r umsatzsteuerpflichtig bist, musst du die Mehrwertsteuer auf Fahrtkosten ausweisen und in deiner Rechnung gesondert aufführen.

➡️ Mehr zur Reisekostenabrechnung für Selbstständige und Freelancer:innen

Wenn du als Kleinunternehmer:in die Kleinunternehmerregelung (§ 19 UStG) in Anspruch nimmst und unter der Umsatzgrenze von 22.000 Euro im Vorjahr und voraussichtlich 50.000 Euro im laufenden Jahr bleibst, musst du keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen. Das bedeutet, dass du Fahrtkosten ohne Mehrwertsteuer weitergibst.

💡Tipp von Accountable: Schon mal was von der Pendlerpauschale gehört? Wir verraten dir, wie du diese als Selbstständige:r in der Steuererklärung nutzen kannst.

Korrekt in Rechnung stellen: Höhe der Fahrtkosten

Die Höhe der Fahrtkosten, die du an deine Kund:innen weitergeben kannst, hängt von der Art der Fahrt und den tatsächlich entstandenen Kosten ab. Achte darauf, dass du alle Belege und Quittungen aufbewahrst, um deine Angaben im Zweifelsfall belegen zu können. Dies ist besonders wichtig, wenn du bei einer Steuerprüfung nachweisen musst, dass die Kosten betrieblich veranlasst sind.

Übrigens: Du kannst auch Fahrtkosten für Besprechungen im Café in Rechnung stellen, wenn es sich um ein geschäftliches Treffen handelt.