E-Rechnungen: Wichtige Fragen rund um Buchhaltung, Softwarelösungen und Zusammenarbeit mit Steuerberatern

Mit der verpflichtenden Einführung der E-Rechnung ab dem 1. Januar 2025 steht auch für Selbstständige und Freelancer:innen ein bedeutender Umbruch im Rechnungswesen an. Gerade für sie stellt sich die Frage, ob sie die E-Rechnung in eigene Hände nehmen sollten. Wir beleuchten, welche Softwarelösungen nützlich sind und welche Unterstützung Steuerberater:innen bei der Umstellung bieten.

Welche Programme gibt es, die E-Rechnungen erstellen?

Folgende Buchhaltungssoftware unterstützt umfassend die Erstellung und Verwaltung von E-Rechnungen:

• sevDesk
• Lexware Office
• WISO Mein Büro
• orgaMax
• Papierkram
• Accountable

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Gibt es auch Open-Source-Software für E-Rechnungen?

Von Open-Source-Software spricht man, wenn ihr Quellcode offen ist und von einer Community weiterentwickelt und angepasst werden kann. Oft ist sie kostenlos nutzbar – aber nicht immer, gerade zusätzliche Funktionen können Kosten verursachen! Open-Source-Rechnungsprogramme bieten zwar häufig grundlegende Funktionen für Rechnungs- und Buchhaltungsaufgaben und sind damit auch meistens fit für die Erstellung von E-Rechnungen. Allerdings fehlt in der Regel professioneller Support – und manchmal auch einfach eine intuitive Benutzeroberfläche, wie sie etwa bei Accountable vorhanden ist.

Zu den beliebtesten Open-Source-Rechnungsprogrammen zählen:

• Fakturama
• F-Billing
• Odoo
• open3A

Welche Funktionen sollte eine Software für die E-Rechnung unbedingt bieten?

Eine E-Rechnungssoftware sollte mindestens die gesetzlichen Anforderungen erfüllen, insbesondere die Unterstützung der Formate XRechnung und ZUGFeRD 2.0 für die maschinelle Verarbeitung. Weitere hilfreiche Funktionen umfassen die automatische Validierung von Rechnungen, die GoBD-konforme Archivierung, eine Schnittstelle zur Buchhaltungssoftware des Steuerberaters bzw. der Steuerberaterin und Möglichkeiten zur automatischen Erstellung und zum Versand wiederkehrender Rechnungen.

Gibt es kostenlose Softwarelösungen für die E-Rechnung?

Ja, einige Softwareanbieter bieten kostenfreie Versionen für einfache Rechnungsfunktionen an. Programme wie Papierkram und Accountable bieten Basisversionen, die E-Rechnungen erstellen können, jedoch oft mit eingeschränktem Funktionsumfang. Wer erweiterte Buchhaltungs- und E-Rechnungsfunktionen benötigt, sollte kostenpflichtige Versionen in Betracht ziehen.

Welche Vorteile bieten spezialisierte E-Rechnungsprogramme gegenüber allgemeinen Buchhaltungsprogrammen?

Spezialisierte E-Rechnungsprogramme sind oft stärker auf die automatisierte Rechnungsverarbeitung ausgerichtet und bieten spezifische Funktionen wie automatische XML-Erstellung und maschinelle Validierung nach EN 16931. Im Vergleich zu allgemeinen Buchhaltungsprogrammen sind diese Lösungen oft besser auf die Anforderungen der E-Rechnung abgestimmt und ermöglichen eine nahtlose Integration in bestehende Prozesse, was vor allem für Unternehmen mit hohem Rechnungsaufkommen von Vorteil ist.

Wie integriert DATEV E-Rechnungen in die Buchhaltung?

DATEV bietet eine spezielle E-Rechnungsplattform, die es Mitgliedsunternehmen ermöglicht, E-Rechnungen zu erstellen, zu empfangen und zu versenden. Diese Plattform ist nahtlos mit DATEV Unternehmen online integriert, sodass eine automatisierte Weiterverarbeitung der Rechnungsdaten in der Buchhaltung möglich ist. Alle Daten werden dabei revisionssicher in zertifizierten Rechenzentren archiviert, was den Anforderungen der GoBD entspricht.

Welches Programm bietet die beste Lösung für die Archivierung von E-Rechnungen?

Für die Archivierung von E-Rechnungen eignen sich insbesondere Programme wie Accountable, DATEV, sevDesk und Lexware Office. Diese Programme bieten eine GoBD-konforme Archivierung, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht und sicherstellt, dass alle Rechnungen revisionssicher gespeichert werden. Die Programme sind daher für Unternehmen geeignet, die eine langfristige, rechtskonforme und revisionssichere Lösung suchen.

Kann eine Buchhaltungssoftware automatisch E-Rechnungen erstellen?

Ja, viele Buchhaltungsprogramme wie Accountable, sevDesk, Lexware Office und orgaMax ermöglichen die automatische Erstellung und den Versand von E-Rechnungen. Diese Programme bieten Funktionen wie wiederkehrende Rechnungen oder automatische Mahnungen, die den manuellen Aufwand reduzieren und Fehlerquellen minimieren. So lässt sich der Rechnungsprozess automatisieren, was gerade für Unternehmen mit hohem Rechnungsaufkommen eine erhebliche Zeitersparnis bedeutet und die Effizienz in der Buchhaltung steigert.

Benötige ich einen Steuerberater, um E-Rechnungen zu verwalten?

Nein, eine:n Steuerberater:in benötigst du nicht zwingend, um E-Rechnungen zu verwalten. Selbstständige und Unternehmen können E-Rechnungen selbst erstellen, verwalten und versenden, wenn sie über die notwendige Software und die technischen Voraussetzungen verfügen. Ein:e Steuerberater:in kann dir jedoch wertvolle Unterstützung bieten, insbesondere bei der Integration der E-Rechnung in bestehende Prozesse und bei der Einhaltung rechtlicher Anforderungen.

Welche weitere Unterstützung bieten Steuerberater bei der E-Rechnung?

Grundsätzlich spielen Steuerberater:innen bei der Einführung und Verwaltung von E-Rechnungen eine wichtige Rolle. Sie unterstützen ihre Mandanten dabei, die technischen und prozessualen Anforderungen umzusetzen, etwa die Auswahl und Einrichtung der passenden Software, die Anpassung interner Abläufe sowie die Beratung zu rechtlichen Vorgaben. Durch ihre Erfahrung in der Digitalisierung und im Rechnungswesen können Steuerberater:innen ihre Mandant:innen bei der optimalen Integration der E-Rechnung unterstützen und helfen, Fehler und Ineffizienzen zu vermeiden.

Wie kann ich E-Rechnungen direkt an meinen Steuerberater weiterleiten?

E-Rechnungen lassen sich am besten direkt über eine Schnittstelle oder ein digitales Mandantenportal an den:die Steuerberater:in weiterleiten. Viele Steuerberater:innen bieten ihren Mandant:innen Zugriff auf entsprechende Softwarelösungen, z. B. DATEV Unternehmen online oder Lexware Office, die eine nahtlose Integration der E-Rechnung in die Buchhaltungssoftware der Kanzlei ermöglichen. Alternativ kann eine E-Rechnung als XML-Datei per E-Mail weitergeleitet werden, wobei dies einige Arbeitsschritte mit sich bringt, die du händisch ausführen musst – und damit auch immer potenzielle Fehlerquellen.

Lohnt sich ein Steuerberater für die Verwaltung von E-Rechnungen?

Es kommt darauf an. Ein:e Steuerberater:in kann sich vor allem dann lohnen, wenn du oder dein Unternehmen wenig Erfahrung mit der Digitalisierung von Rechnungsprozessen hast oder zusätzliche Beratung zu komplexeren rechtlichen und technischen Anforderungen benötigst. Da die E-Rechnung neue prozessuale Anpassungen erfordert, kann ein:e Steuerberater:in helfen, die Umstellung effizient und rechtssicher zu gestalten. Allerdings brauchst du nur zum Erstellen und Empfangen von E-Rechnungen nicht extra einen Steuerberater.

Kann ich E-Rechnungen selbst erstellen oder sollte ich (immer) einen Steuerberater hinzuziehen?

Klar, du kannst E-Rechnungen auch ohne Steuerberater:in erstellen, sofern du über geeignete Software verfügst, die den gesetzlichen Anforderungen entspricht. Ein:e Steuerberater:in ist jedoch hilfreich, wenn du unsicher bist, wie die rechtlichen und technischen Vorgaben korrekt umgesetzt werden oder wenn du die E-Rechnung in bestehende Buchhaltungsprozesse integrieren möchtest. Insbesondere für komplexere Geschäftsmodelle oder wenn dein Unternehmen stark wächst, ist die Zusammenarbeit mit einer Steuerberaterin bzw. einem Steuerberater empfehlenswert. Für Freiberufler:innen und Einzelunternehmer ist es aber vollkommen in Ordnung, die Rechnungsstellung und Buchhaltung selbst in die Hand zu nehmen. Steuerlösungen wie Accountable helfen dir dabei.

Welche Tools nutzen Steuerberater zur Verwaltung von E-Rechnungen?

Steuerberater:innen nutzen häufig professionelle Softwarelösungen wie DATEV Unternehmen online, Lexware Office oder spezialisierte Kanzleisoftware, die E-Rechnungen verarbeiten und archivieren kann. Diese Tools ermöglichen eine digitale und GoBD-konforme Verarbeitung und Archivierung der E-Rechnungen und bieten Schnittstellen, die einen reibungslosen Austausch mit den Mandant:innen ermöglichen.

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