Laptop, iPad und Computer von der Steuer absetzen – so geht’s!

Als Selbstständige:r oder Freelancer:in kannst du Arbeitsgeräte wie Laptop, Computer oder iPad steuerlich absetzen. Seit 2021 darfst du diese, unabhängig vom Kaufpreis, im Jahr der Anschaffung vollständig angeben, wenn du sie überwiegend beruflich nutzt. Das reduziert deine Steuerlast spürbar. Doch wie gehst du konkret vor, um alles korrekt anzugeben?

Was versteht man unter der Absetzbarkeit von Arbeitsmitteln?

Grundsätzlich zählen alle Kosten, die im Zusammenhang mit deiner beruflichen Tätigkeit stehen, zu den Betriebsausgaben. Im Falle von Laptop, Computer oder Tablet bedeutet das, dass du deren Kosten vollständig oder anteilig absetzen kannst – je nach beruflicher Nutzung. Nutzt du das Gerät zu 90 % oder mehr beruflich, kannst du die Kosten zu 100 % als Betriebsausgaben geltend machen. Bei gemischter Nutzung wird der berufliche Anteil prozentual angegeben. Falls keine genauen Aufzeichnungen über die Nutzung vorliegen, kannst du pauschal 50 % der Kosten ansetzen.

Übersicht

Anteil der beruflichen Nutzung	Umfang der Absetzbarkeit
Unter 10 Prozent	Nicht absetzbar
Zwischen 10 und 90 Prozent	Anteilige Absetzbarkeit der Kosten für Laptop, Tablet & Co., gemessen am Anteil der beruflichen Nutzung
Über 90 Prozent	Absetzbar zu 100 Prozent

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Wann sind Laptop, Computer und Tablet absetzbar?

Die Absetzbarkeit hängt von der Notwendigkeit für deine berufliche Tätigkeit ab. Du musst nachweisen können, dass du das Gerät zur Ausübung deiner Tätigkeit benötigst, sei es für die Kommunikation, das Projektmanagement oder die Verwaltung. Für den Fall, dass du das Gerät auch privat verwendest, musst du eine plausible Nutzungsaufteilung angeben. Anderenfalls kannst du pauschalisierend eine Aufteilung von 50 Prozent betrieblich und 50 Prozent privat vornehmen.

Eine geschäftliche Nutzung liegt nicht nur dann vor, wenn du deine Haupttätigkeit, zum Beispiel als Grafikdesigner:in, an einem dafür speziell angeschafften Mac ausführst. Auch alle Aufgaben, die mit deiner Arbeit zusammenhängen, zählen dazu. Erledigst du etwa deine Buchhaltung oder die Lohnabrechnung deiner Mitarbeiter:innen an einem separaten Laptop, gilt auch diese Nutzung als geschäftlich veranlasst und ist damit steuerlich absetzbar.

Laptop & Co. in der Steuererklärung angeben: Wichtige Änderungen

Bisher konntest du geringwertige Wirtschaftsgüter bis zu einem Nettoanschaffungspreis von 800 Euro direkt abschreiben, mit einer Nutzungsdauer von einem Jahr. Für höhere Anschaffungskosten war eine Abschreibung über drei Jahre nötig.

Seit dem 1. Januar 2021 gilt eine neue Regelung: Laptops, Software und Zubehör können unabhängig vom Anschaffungspreis über eine Nutzungsdauer von einem Jahr als Werbungskosten oder Betriebsausgaben abgeschrieben werden. Diese Regelung wurde rückwirkend vom Bundesministerium für Finanzen am 22. Februar 2022 beschlossen und gilt für alle Laptops, die nach dem 31. Dezember 2020 angeschafft wurden. Damit wird der rasante technologische Fortschritt und die fortschreitende Digitalisierung berücksichtigt. 

Wichtig ist: Es handelt sich hierbei nicht um eine neue Abschreibungsmethode oder eine Sofortabschreibung. Die Abschreibung erfolgt weiterhin ab dem Anschaffungsjahr, allerdings kannst du die gesamten Kosten jetzt innerhalb dieses Jahres geltend machen.

💡Tipp von Accountable: Du kannst deinen Laptop ganz einfach als Betriebsvermögen deklarieren. Dadurch lassen sich nicht nur die Anschaffungskosten als Betriebsausgaben absetzen, sondern auch die Vorsteuer kann geltend gemacht werden.

Beispiel: Freelancerin Lisa kauft am 1. September 2023 einen Laptop für 1.500 EUR netto. Die Nutzungsdauer beträgt ein Jahr, ab dem Kaufdatum. Lisa könnte die Abschreibung auf die Monate September bis Dezember 2023 (4/12) und auf 2024 (8/12) aufteilen. Alternativ kann sie die gesamten Anschaffungskosten von 1.500 EUR direkt im Jahr 2023 abschreiben.

💡Tipp von Accountable: Die Kosten für Laptops, die du für deine Mitarbeiter:innen anschaffst, sind steuerlich immer zu 100 Prozent absetzbar, da das Finanzamt hier von einer betrieblichen Nutzung ausgeht.

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Belege und Dokumentation: So vermeidest du Probleme

Eine sorgfältige Dokumentation ist entscheidend, um deine Ausgaben im Zweifel vor dem Finanzamt nachweisen zu können. Hier einige Tipps:

• Kaufbelege aufbewahren: Für alle absetzbaren Ausgaben solltest du die Rechnungen gut sortieren und ablegen. Dies kann auch digital erfolgen, solange du im Falle einer Steuerprüfung schnell darauf zugreifen kannst.
• Nutzung dokumentieren: Bei Geräten, die sowohl privat als auch beruflich genutzt werden, kann ein Nutzungsprotokoll hilfreich sein. Es reicht aus, wenn du den beruflichen Anteil glaubhaft darlegen kannst – etwa durch Kalender oder Projektberichte.

Computer-Zubehör und Software absetzen: Was gehört dazu?

Neben den Hauptgeräten wie Laptop und Computer kannst du auch Zubehör und Software, die du beruflich nutzt, vollständig absetzen. Dazu zählen:

• Drucker, Scanner und externe Festplatten: Auch diese Geräte, die für dein Arbeitsumfeld notwendig sind, kannst du absetzen. Bei beruflicher Nutzung von über 90 % erfolgt die Absetzung in voller Höhe.
• Software: Programme wie Grafik- oder Textverarbeitungssoftware kannst du ebenfalls im Jahr der Anschaffung absetzen, egal ob es sich um eine Einmalzahlung oder ein Abo-Modell handelt. Beide Varianten sind als Betriebsausgaben absetzbar.

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Tipps für das Ausfüllen der Steuerformulare

Wenn du deinen Laptop, ein beruflich genutztes iPad oder andere Arbeitsmittel von der Steuer absetzen möchtest, trägst du die Ausgaben in der Steuererklärung als Betriebsausgaben ein. Falls du zusätzlich Arbeitnehmer bist und die Geräte beruflich nutzt, erfolgt die Angabe in der Anlage N. Hier einige Tipps:

• Nutzungsaufteilung angeben: Bei gemischter Nutzung gibst du in der Anlage N den beruflichen Anteil an. Dies kann prozentual erfolgen oder – falls keine genauen Aufzeichnungen vorliegen – mit der pauschalen 50:50-Regelung.
• Betriebsausgaben richtig zuordnen: Bei 100 % beruflicher Nutzung trägst du die gesamten Anschaffungskosten ein. Achte darauf, dass du auch zusätzliches Zubehör, wie Drucker oder Software, an entsprechender Stelle berücksichtigst.

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