Dokumente digitalisieren: So gelingt der Einstieg zur papierlosen Organisation

Mit der Digitalisierung von Dokumenten schaffst du Ordnung, reduzierst Kosten und machst deine Arbeitsabläufe effizienter. Doch was musst du beachten, wenn du deine Dokumente digitalisieren möchtest? Die Antworten erhältst du in diesem Artikel.

Warum lohnt es sich, Dokumente zu digitalisieren?

Dokumente zu digitalisieren spart nicht nur Platz, sondern bietet viele weitere Vorteile:

• Kostensenkung: Keine Lagerkosten für Papierberge, keine teuren Druckkosten – digitale Dokumente sind eine langfristige Ersparnis.
• Zeitersparnis: Dokumente digitalisieren bedeutet auch, dass du mit wenigen Klicks alle benötigten Informationen findest, statt endlos nach Akten zu suchen.
• Flexibilität: Mit einem digitalen Dokumentenmanagementsystem hast du überall Zugriff auf deine Unterlagen, egal ob im Büro, zu Hause oder unterwegs.
• Sicherheit: Digitale Archive sind revisionssicher und vor Verlust geschützt – eine klare Verbesserung gegenüber verstaubten Aktenordnern.

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Dokumente digitalisieren: So geht’s

Für eine erfolgreiche Digitalisierung solltest du folgende Schritte beachten:

1. Dokumente vorbereiten

Bevor du mit dem Scannen beginnst, solltest du deine Unterlagen sortieren. Entferne Heftklammern und achte darauf, dass die Seiten unbeschädigt sind. Je besser vorbereitet deine Dokumente sind, desto reibungsloser läuft der Scanvorgang.

2. Scannen der Unterlagen

Nutze einen Scanner, am besten einen mit automatischem Dokumenteneinzug, damit du mehrere Unterlagen hintereinander digitalisieren kannst. Idealerweise speicherst du die Dokumente im PDF-Format, da diese Dateien platzsparend sind und von den meisten Softwarelösungen problemlos verarbeitet werden können.

💡 Hinweis: Große Mengen an Papier lassen sich auch an externe Dienstleister zum Scannen abgeben. Das spart Zeit und erlaubt es dir, dich auf deine eigentlichen Aufgaben zu konzentrieren.

3. OCR für mehr Durchsuchbarkeit

Die OCR-Technologie (Optical Character Recognition) hilft dir, deine gescannten Dokumente durchsuchbar zu machen. Das bedeutet, dass Texte innerhalb der Dokumente erkannt werden, sodass du später gezielt nach Schlagwörtern suchen kannst, ohne jede Seite manuell durchblättern zu müssen.

💡 Viele moderne Scanner kommen mit einer integrierten OCR-Funktion. Alternativ gibt es Softwarelösungen, mit denen du gescannte Dokumente in durchsuchbare PDFs umwandeln. Der Prozess ist meist sehr einfach: Du scannst ein Dokument, öffnest es in der OCR-Software und lässt es analysieren.

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Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)

Ein gutes Dokumentenmanagementsystem erleichtert dir die Arbeit nach dem Digitalisieren. Es bietet unter anderem folgende Vorteile:

• Zentrale Speicherung: Alle Unterlagen sind an einem Ort und leicht zugänglich.
• Schnelles Finden: Durch die Verschlagwortung und OCR sind Dokumente in Sekundenschnelle auffindbar.
• Sicherheitsfunktionen: Durch Benutzerrechte und Backups wird der Zugriff auf sensible Informationen reguliert und die Sicherheit erhöht.

Wo speicherst du deine digitalen Dokumente am besten?

Der zweite Schritt nach der Digitalisierung ist die Archivierung. Es gibt verschiedene Optionen, die je nach deinen Bedürfnissen sinnvoll sind:

Dokumentenmanagementsysteme (DMS)

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine ideale Lösung, wenn du eine zentrale Plattform für die Verwaltung deiner digitalisierten Dokumente suchst. Die Vorteile:

• Zentrale Speicherung: Alle Dateien sind übersichtlich an einem Ort verfügbar.
• Sicherheitsfunktionen: DSGVO-konforme Speicherung, Backups und klare Zugriffsrechte für Mitarbeitende

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Cloud-Lösungen

Ein Cloud-basiertes DMS ermöglicht dir den Zugriff von überall aus und bietet zusätzliche Funktionen für die Zusammenarbeit im Team. Durch eine Cloud-Lösung kannst du deine Dokumente problemlos mit anderen teilen oder gemeinsam bearbeiten.

💡 Tipp: Die Cloud bietet nicht nur Flexibilität, sondern sorgt auch dafür, dass deine Dokumente sicher gesichert sind – egal, was mit deinen Geräten passiert.

Lokale Speicheroptionen

Externe Festplatten oder USB-Sticks sind als Backup-Lösung für den privaten Gebrauch praktisch. Für professionelle Anforderungen sind diese Speichermethoden jedoch nur bedingt geeignet, da sie keine guten Möglichkeiten zur Zusammenarbeit bieten und beim Verlust des Mediums auch die Daten verloren sind.

Dokumente digitalisieren: Gesetzliche Anforderungen

In Deutschland gelten klare Vorschriften zur Archivierung von digitalen Dokumenten. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern) regeln, wie digitale Unterlagen geführt werden müssen, damit sie steuerlich anerkannt werden. Die wichtigsten Punkte:

• Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit: Jede Änderung an einem Dokument muss protokolliert werden.
• Einzelaufzeichnungspflicht: Alle relevanten Daten müssen vollständig erfasst sein.
• Unveränderbarkeit: Einmal digitalisierte Dokumente dürfen nicht ohne Protokollierung verändert werden.

💡 Hinweis: Viele Dokumentenmanagementsysteme bieten GoBD-konforme Lösungen an. Achte bei der Auswahl eines Systems darauf, dass es die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, um späteren Ärger zu vermeiden.

Dokumente digitalisieren: Herausforderungen und Tipps

Natürlich gibt es auch einige Stolpersteine, wenn man seine Dokumente digitalisieren möchte. Hier ein paar häufige Herausforderungen und Lösungen:

1. Qualität der Scans

Eine unzureichende Scanqualität kann dazu führen, dass wichtige Informationen verloren gehen oder unleserlich werden. Achte darauf, die Auflösung entsprechend hoch zu wählen (mindestens 300 dpi), um gut lesbare Ergebnisse zu erhalten.

2. Zeitaufwand

Die Digitalisierung kann zeitintensiv sein, besonders bei großen Papiermengen. Plane hierfür ausreichend Zeit ein oder nutze die Dienste professioneller Anbieter, die den Digitalisierungsprozess für dich übernehmen.

3. Datenschutz und Sicherheit

Die Datensicherheit ist beim Digitalisieren von Unterlagen besonders wichtig, insbesondere wenn es um sensible oder personenbezogene Daten geht. Verschlüsselte Cloud-Speicher und klare Zugriffsrechte sorgen dafür, dass nur autorisierte Personen auf die Daten zugreifen können.

💡 Tipp: Um deine Dokumente nach dem Digitalisieren bestmöglich zu schützen, setze auf Passwörter und Zugriffsrechte und mache regelmäßige Backups.