Eigenbelege: Ersatz für verlorene oder nicht ausgestellte Belege

Wenn es um eine ordnungsgemäße Buchhaltung geht, kommt früher oder später auch das Thema Eigenbeleg auf Tisch. Viele Selbstständige und Freelancer:innen, die gerade erst in die unternehmerische Tätigkeit starten, haben den Begriff vielleicht schon einmal gehört oder gelesen, wissen aber nicht so richtig, was dahintersteckt.

Wir erklären, was ein Eigenbeleg ist, wie er aussehen muss und welche Bedeutung Eigenbelege für das Finanzamt haben.

Was ist ein Eigenbeleg?

Ein Eigenbeleg ist ein Beleg, den du als Selbstständige:r oder Freelancer:in selbst erstellst, um eine Ausgabe nachzuweisen, für die kein ordnungsgemäßer Beleg (z. B. eine Rechnung oder Quittung) vorhanden ist. Eigenbelege kommen zum Einsatz, wenn der ursprüngliche Beleg verloren gegangen ist oder wenn es sich um eine Ausgabe handelt, für die normalerweise kein Beleg ausgestellt wird. Beispiele hierfür könnten Trinkgelder oder kleinere Ausgaben sein, die bar bezahlt wurden.

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Wann darf man einen Eigenbeleg schreiben?

Ein Eigenbeleg darf in bestimmten Situationen geschrieben werden, in denen kein ordnungsgemäßer Beleg oder eine Rechnung für eine geschäftliche Ausgabe vorhanden ist. Typische Gründe für Eigenbelege sind:

• Verlorene oder fehlende Belege: Wenn ein Beleg oder eine Rechnung verloren gegangen ist und nicht mehr beschafft werden kann, kann ein Eigenbeleg als Ersatz dienen.
• Kleinere Barausgaben: Für kleinere Ausgaben, die bar getätigt wurden und für die kein Beleg ausgestellt wurde, kann ebenfalls ein Eigenbeleg erstellt werden. Beispiele hierfür könnten Trinkgelder oder Parkgebühren sein.
• Private Mittel für geschäftliche Ausgaben: Wenn private Mittel für geschäftliche Ausgaben verwendet wurden und kein Beleg vorhanden ist, kann ein Eigenbeleg als Nachweis für die Buchhaltung und das Finanzamt dienen.
• Ausgaben ohne Beleg: Manchmal gibt es Ausgaben, für die generell keine Belege ausgestellt werden, wie z. B. Mautgebühren in einigen Ländern. Auch hier kann ein Eigenbeleg Abhilfe schaffen.

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Wie sollte ein Eigenbeleg aussehen?

Ob als Ersatz für verlorene Belege, ob Kosten durch Bewirtung oder Reisekosten: Ein ordnungsgemäßer Eigenbeleg sollte mindestens die folgenden Informationen enthalten:

1. Datum der Ausgabe: Das genaue Datum, an dem die Ausgabe getätigt wurde.
2. Art der Ausgabe: Eine detaillierte Beschreibung der gekauften Ware oder Dienstleistung.
3. Betrag: Der genaue Betrag der Ausgabe, idealerweise inklusive Mehrwertsteuer.
4. Zahlungsart: Informationen dazu, wie die Ausgabe bezahlt wurde (Bar, Überweisung, Kreditkarte etc.)
5. Unterschrift: Der Eigenbeleg sollte vom Ausstellenden unterschrieben werden, um seine Gültigkeit zu bestätigen.

Es ist wichtig, Eigenbelege so detailliert wie möglich zu erstellen und sie sorgfältig aufzubewahren, da sie im Falle einer Steuerprüfung als Nachweis dienen müssen (10-Jahres-Frist). Allerdings solltest du beachten, dass Eigenbelege nicht immer als vollwertiger Ersatz für reguläre Belege angesehen werden, insbesondere wenn es um höhere Beträge geht. Es ist ratsam, immer zuerst zu versuchen, einen originalen Beleg oder eine Duplikatrechnung zu erhalten. 

Vorlage für einen Eigenbeleg

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Wie hoch darf ein Eigenbeleg ausfallen?

Die Höhe eines Eigenbelegs ist nicht gesetzlich festgelegt, jedoch gibt es einige allgemeine Richtlinien und Best Practices, an die du dich halten kannst:

Keine feste Obergrenze

Es gibt in der Regel keine festgelegte Obergrenze für die Höhe eines Eigenbelegs. Theoretisch könnte also auch ein sehr hoher Betrag abgerechnet werden. Bei Ausgaben bis 150 Euro reicht dem Finanzamt meist eine Quittung, so dass Eigenbelege bis zu dieser Höhe in der Regel unproblematisch sind. Kommen sie häufiger oder mit größeren Summen vor, wird es aber kritisch.

Glaubwürdigkeit und Plausibilität

Je höher der Betrag auf dem Eigenbeleg, desto genauer wird das Finanzamt die Angaben prüfen. Ein hoher Betrag erfordert eine sehr genaue und plausible Dokumentation. In solchen Fällen ist es ratsam, zusätzliche Belege oder Nachweise beizufügen, die die Ausgabe bestätigen.

Risiko der Nichtanerkennung

Das Risiko, dass ein Eigenbeleg vom Finanzamt nicht anerkannt wird, steigt mit der Höhe des Betrags. Im schlimmsten Fall kann die Nichtanerkennung eines hohen Eigenbelegs zu Nachzahlungen und Strafen führen.

Empfehlung für kleine Beträge

In der Praxis werden Eigenbelege oft für kleinere Beträge verwendet, da sie dann weniger Anlass für Zweifel bieten und eher vom Finanzamt akzeptiert werden.

Eigenbeleg und Vorsteuerabzug 

In Deutschland ist die Verwendung von Eigenbelegen für den Vorsteuerabzug in der Regel problematisch und wird vom Finanzamt oft nicht akzeptiert. Das liegt daran, dass für den Vorsteuerabzug bestimmte formale Anforderungen an die Rechnung gestellt werden, die ein Eigenbeleg in der Regel nicht erfüllen kann.

Formale Anforderungen an Rechnungen für den Vorsteuerabzug

Für den Vorsteuerabzug in Deutschland müssen Rechnungen bestimmte Pflichtangaben enthalten, wie zum Beispiel:

• Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
• Ausstellungsdatum der Rechnung
• Menge und Art der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung
• Entgelt für die Leistung sowie darauf entfallender Steuerbetrag
• Ggf. Hinweis auf Steuerbefreiung

Diese Angaben sind auf einem Eigenbeleg in der Regel nicht vollständig vorhanden, weshalb er für den Vorsteuerabzug meist nicht geeignet ist.

Ausnahmen und Sonderfälle

In einigen Sonderfällen kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug auch ohne ordnungsgemäße Rechnung zulassen, wenn der Leistungsempfänger nachweisen kann, dass die Leistung tatsächlich erbracht wurde und die Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt wurde. Diese Ausnahmen sind jedoch sehr selten und erfordern eine genaue Prüfung und Dokumentation.

💡Tipp von Accountable: Wenn du planst, den Vorsteuerabzug geltend zu machen, ist es dringend empfehlenswert, immer eine ordnungsgemäße Rechnung zu erhalten. Bei Unsicherheiten oder in komplexen Fällen solltest du eine:n Steuerberater:in konsultieren.

Eigenbelege für Privatentnahme

Grundsätzlich ist es möglich, für Privatentnahmen aus dem Betriebsvermögen einen Eigenbeleg zu erstellen. Privatentnahmen sind Beträge, die der Unternehmer aus dem Betriebsvermögen für private Zwecke entnimmt. Diese Entnahmen müssen ordnungsgemäß dokumentiert werden, um die Buchführung transparent und nachvollziehbar zu gestalten.

Bedingungen für Eigenbelege bei Privatentnahmen

1. Datum der Entnahme: Der Eigenbeleg sollte das genaue Datum der Privatentnahme enthalten.
2. Betrag der Entnahme: Der Betrag, der entnommen wurde, muss klar und deutlich auf dem Eigenbeleg vermerkt sein.
3. Zweck der Entnahme: Es sollte klar angegeben werden, dass es sich um eine Privatentnahme handelt. Einige Unternehmer fügen zusätzliche Informationen hinzu, um den spezifischen Grund für die Entnahme zu erläutern, obwohl dies nicht zwingend erforderlich ist.
4. Unterschrift: Der Eigenbeleg sollte vom Unternehmer oder einer autorisierten Person unterschrieben werden, um seine Gültigkeit zu bestätigen.
5. Aufbewahrung: Wie alle geschäftlichen Belege sollte auch der Eigenbeleg für Privatentnahmen sorgfältig aufbewahrt werden, um bei einer eventuellen Steuerprüfung vorgelegt werden zu können.

Besonderheiten

Da es sich bei Privatentnahmen um keine betrieblichen Ausgaben handelt, kommt ein Vorsteuerabzug nicht in Frage. Zudem sind Privatentnahmen einkommensteuerpflichtig. Sie sollten daher in der Einnahmen-Überschuss-Rechnung oder Bilanz entsprechend berücksichtigt werden. Der Eigenbeleg für eine Privatentnahme sollte in der Buchführung entsprechend verbucht werden, um die Übersicht über Betriebs- und Privatvermögen zu wahren. Der Betrag der Privatentnahme muss auch plausibel sein und sollte im Verhältnis zum Betriebsvermögen und den betrieblichen Einnahmen stehen.

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Autor - Sophia Merzbach

Sophia ist seit vielen Jahren Teil des Accountable-Teams und verbindet journalistische Genauigkeit mit handfestem Steuerwissen.

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