XRechnung

XRechnung: Der offizielle Standard für E-Rechnungen

Im Austausch mit öffentlichen Auftragsgebern gehören E-Rechnungen zum Standard. Ab 2025 will das Bundesfinanzministerium auch im B2B-Rechnungsaustausch nur anerkannte E-Rechnungen zulassen. Wenn du jetzt schon auf E-Rechnungen umsteigen willst, solltest du dich mit der XRechnung vertraut machen – dem offiziellen Standard für elektronische Rechnungen.

Wir erklären dir, was es mit dem XML-basierten XRechnung–Format auf sich hat, für wen es sich eignet und wie du eine XRechnung erstellen kannst.

Was ist eine XRechnung?

Nicht alle elektronischen Rechnungen sind automatisch E-Rechnungen. Für Selbstständige, Freiberufler:innen und Unternehmen ist es derzeit zwar möglich, bei Zustimmung des Rechnungsempfängers bzw. der Rechnungsempfängerin PDF-Rechnungen zu nutzen, gesetzlichen Anforderungen an E-Rechnungen genügen sie jedoch nicht. Der Grund: PDF-Dokumente lassen sich nicht ohne weiteres maschinell weiterverarbeiten.

Anders mit der XRechnung. Das digitale Format zur elektronischen Rechnungserstellung gilt als E-Rechnung im Sinne des Gesetzgebers. Hierbei handelt es sich um einen strukturierten elektronischen XML-Datensatz, der sich ohne manuelle Eingriffe maschinell weiterverarbeiten lässt und selbst rechnungsbegründende, eingebettete Unterlagen enthalten kann.

Buchhaltungssoftware erfolgt und sich viel Zeit bei der Rechnungsbearbeitung sparen lässt. Statt manuell Daten aus einer PDF-Datei zu extrahieren, wird alles direkt von Systemen erkannt und verarbeitet. Das reduziert Fehler und macht den gesamten Prozess effizienter.

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Seit wann gibt es die XRechnung?

Das auf XML basierende XRechnungen-Format wurde 2017 in der 23. Sitzung des IT-Planungsrates für Bund und Länder als Mindeststandard beschlossen, um EU-Vorgaben zu E-Rechnungen umzusetzen. Seit 2019 wird der Standard von KoSIT, der Koordinierungsstelle für IT-Standards, betrieben.

Angestoßen wurde die Einführung der E-Rechnung in Deutschland durch die EU-Norm EN-16931 vom 17. Oktober 2017. Die EU-Norm definiert den Aufbau von E-Rechnungen für öffentliche Aufträge, um grenzüberschreitende Transaktionen transparenter und weniger betrugsanfällig zu gestalten.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und E-Rechnung?

Der Unterschied zwischen XRechnung und E-Rechnung besteht darin, dass die XRechnung ein spezifisches Rechnungsformat ist, während sich der allgemeine Begriff „E-Rechnung“ nicht auf ein bestimmtes Format bezieht.

Nicht jede elektronisch erstellte Rechnung ist eine vom Gesetzgeber anerkannte E-Rechnung. Jede XRechnung erfüllt jedoch alle Anforderungen an offizielle E-Rechnungen. Wer XRechnungen für die Rechnungserstellung verwendet, hält sich somit an alle gesetzlichen Vorgaben.

💡Tipp von Accountable: Um den Übergang zur XRechnung so einfach wie möglich zu gestalten, bietet die Bundesagentur für Arbeit die von der Bundesdruckerei betriebene, OZG-konforme Rechnungseingangs-Plattform xrechnung-bdr. OZG steht hierbei für das Onlinezugangsgesetz. Sie ermöglicht eine sichere, normgerechte und einfache XRechnungsstellung.

Ab wann gilt die Pflicht zur E-Rechnung für mein Unternehmen?

Öffentliche Behörden sowie Rechnungssteller:innen im öffentlichen Auftrag müssen bereits seit 2018 offiziell anerkannte E-Rechnungsformate bei der Rechnungsstellung verwenden. Seit 2020 gilt diese Pflicht auch für Rechnungssteller:innen, die öffentliche Aufträge annehmen. In der Regel kommt hierbei bereits standardmäßig das Format der XRechnung im Bund zur Anwendung. 

Unternehmen, die für öffentliche Behörden arbeiten, müssen somit ebenfalls XRechnungen oder andere anerkannte Formate verwenden. E-Rechnungen in einem nicht anerkannten Format werden zurückgewiesen und nicht bezahlt. Ausnahmen gelten derzeit nur für Direktaufträge im Umfang von bis zu 1.000 Euro netto, verteidigungs- und sicherheitsrelevanten Aufträge oder bei spezifischen Regelungen der Bundesländer.

Im B2B-Bereich sind noch klassische Rechnungen oder nicht normgerechte elektronische Rechnungen bei Absprache möglich. Doch ab dem 1. Januar 2025 gilt die Pflicht zur E-Rechnung für Unternehmen im B2B-Bereich für alle steuerpflichtigen Leistungen zwischen inländischen Unternehmern, unabhängig von der Unternehmensgröße. Im B2C-Bereich ist hingegen aktuell keine X-Rechnungspflicht vorgesehen.

Die wichtigsten Eigenschaften einer XRechnung

Die XRechnung setzt die wichtigsten Aspekte im Zusammenhang mit Format, Datenstruktur und Semantik um. Dazu zählen:

Normgerechte XRechnungen stellen sicher, dass sich strukturierte Rechnungsdaten automatisch extrahieren lassen. Das optimiert die Effizienz des Rechnungswesens, erhöht die Produktivität und stärkt die Sicherheit durch mehr Transparenz beim Übertragen, Verarbeiten und Archivieren.

Hinweis: Du möchtest zur Veranschaulichung eine XRechnung als Beispiel im XML-Format sehen? Das bringt dir tatsächlich nicht viel. Bei XML handelt es sich um eine komplexe, maschinell lesbare Metasprache. XRechnungen mit XML haben somit wenig mit klassischen Rechnungen zu tun und dienen vorrangig dem automatischen Extrahieren von Daten durch Systeme oder Anwendungen.

Der Aufbau einer XRechnung

XRechnungen sind nach gesetzlichen Regelungen bestimmte Pflichtangaben enthalten. Dazu zählen:

💡Tipp von Accountable: Nicht jede Ausgangsrechnung braucht eine Leitweg-ID. Diese Kennung wird nur bei einer XRechnung an öffentliche Auftraggeber:innen benötigt, die diese Information verlangen. Die Leitweg-ID dient dazu, eine elektronische Rechnung korrekt an die zuständige Behörde oder Stelle innerhalb der öffentlichen Verwaltung weiterzuleiten.

    Unterschied: XRechnung vs. ZUGFeRD

    Sowohl bei XRechnungen als auch beim 2014 eingeführten ZUGFeRD-Format handelt es sich um branchenübergreifende, gesetzeskonforme E-Rechnungen. XML-basierte XRechnungen gelten als 100-prozentige E-Rechnung im strukturierten XML-Format. Bei ZUGFeRD kommt wiederum eine Kombination aus dem visuellen PDF-Format und zusätzlich integrierten XML-Daten zum Einsatz.

    Reicht ZUGFeRD oder brauche ich auch eine XRechnung?

    Für B2B-Transaktionen reicht eine Rechnung im ZUGFeRD-Format in der Regel aus – wichtig ist, dass das verwendete Format die gesetzlichen Anforderungen erfüllt. Bei Rechnungen an öffentliche Auftraggeber:innen hat sich jedoch die XRechnung als Standard etabliert. Daher ist die XRechnung im B2G-Bereich die sicherere Wahl.

    So kannst du eine XRechnung erstellen

    E-Rechnungen musst du im XML-Dateiformat erstellen – etwa als XRechnung oder im hybriden ZUGFeRD-Format. Für eine XRechnung benötigst du in der Regel eine geeignete Rechnungssoftware wie Accountable. Weitere Softwares, die das XML-Format für E-Rechnungen unterstützen, sind z. B. Lexware und Datev.

    Anwendungen zur Dokumentenverwaltung oder Rechnungserstellung bieten alle Voraussetzungen, um Rechnungen im XRechnungs-Format aus PDF und XML zu erstellen und Rechnungsdaten in strukturierter Form zusammenzutragen. Ebenso kannst du über eine Buchhaltungssoftware Rechnungen ins XML-Format konvertieren.

    Falls du keine spezielle Software verwendest, stehen alternativ zwei Rechnungsplattformen als XRechnung-Generator für öffentliche Auftraggeber zur Verfügung. Dazu zählen die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) und die OZG-konforme Rechnungseingangsplattform der Bundesdruckerei (OZG-RE). Diese eignen sich jedoch nur für den B2G-Rechnungsaustausch. Für B2B-Aufträge kommst du langfristig kaum um eine digitale Lösung für XRechnungen herum.

    Um mit einem Texteditor manuelle XRechnungen kostenlos zu erstellen, erfordert es zudem umfassendere XML-Kenntnisse. Hier kann bereits ein kleiner Tipp- oder Formfehler dazu führen, dass Angaben unvollständig sind und die Rechnung als E-Rechnung nicht anerkannt wird.

    ➡️ Du willst mehr zu E-Rechnungen und ihrer Erstellung wissen? Dann erfährst du in unserem Überblick zum Thema E-Rechnung erstellen alles, was wichtig ist.

    Wie verschicke ich eine XRechnung?

    Um eine XRechnung an öffentliche Auftraggeber:innen zu schicken, ist es wichtig, die spezifischen Vorgaben und Formate zu beachten. Zunächst solltest du sicherstellen, dass deine XRechnung den Anforderungen der jeweiligen Behörde entspricht, einschließlich der korrekten Angabe der Leitweg-ID.

    Anschließend kannst du die Rechnung über eine geeignete Software oder beispielsweise die Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE) übermitteln. Diese Lösungen ermöglichen eine direkte Einreichung der XRechnung und stellen sicher, dass die Rechnung an die zuständige Stelle weitergeleitet wird.

    Für den B2B-Rechnungsaustausch ist der Prozess ähnlich, jedoch bieten viele Unternehmen eigene Schnittstellen, um den Versand von XRechnungen zu automatisieren. Hier kannst du direkt aus deiner Rechnungssoftware heraus die E-Rechnung erstellen und versenden. Wir empfehlen dir, die spezifischen Anforderungen deiner Geschäftspartner:innen zu prüfen, da unterschiedliche Unternehmen möglicherweise unterschiedliche Systeme zur Annahme von XRechnungen verwenden.

    So machst du XRechnungen zum Standard im Unternehmen

    Du willst in deinem Unternehmen mit dem XRechnungsstandard E-Rechnung einführen? Auch in diesem Fall empfiehlt sich die Verwendung einer geeigneten Software zur Rechnungserstellung, um Geschäftsprozesse so weit wie möglich zu automatisieren. Das ist entweder durch Rechnungssoftware wie Accountable oder über ERP-Systeme wie SAP mit integrierten Lösungen zur Erstellung von XRechnungen möglich.

    Dadurch kannst du XRechnungen nicht nur ohne Aufwand selbst erstellen, sondern auch mit einem zugehörigen Viewer lesbar machen. Für eine lückenlose Verfahrensdokumentation und Rechnungsprüfung empfiehlt sich zudem die Verwendung eines XRechnung-Validators. Im Idealfall verwendest du auch eine digitale Lösung für Dokumentenmanagement oder Enterprise-Content-Management, um Workflows zu synchronisieren und zu vereinheitlichen.

    FAQ: Häufige Fragen zur XML-Rechnung

    Wie kann ich eine PDF-Rechnung in eine E-Rechnung umwandeln?

    Um eine PDF-Rechnung in eine E-Rechnung umzuwandeln, musst du die relevanten Rechnungsdaten in ein strukturiertes elektronisches Format übertragen. Dazu verwendest du am besten eine geeignete Software wie Accountable. So kannst du deine PDFs automatisch in ZUGFeRD- oder XRechnungen umwandeln und sicherstellen, dass die umgewandelte Rechnung allen gesetzlichen Anforderungen entspricht.

    Wie funktioniert das neue XML-Format für E-Rechnungen?

    Das neue XML-Format für E-Rechnungen ermöglicht eine klare, maschinenlesbare Strukturierung aller Rechnungsdaten, wodurch Buchhaltungsprogramme diese automatisch und fehlerfrei verarbeiten können. Es ist zudem flexibel und kompatibel mit internationalen Standards wie XRechnung, was den Austausch und die Verarbeitung von Rechnungen vereinfacht.

    Wie komme ich an das neue Format XML für die E-Rechnung?

    Um das XML-Format für E-Rechnungen zu verwenden, nutzt du am besten eine Software, die speziell für E-Rechnungen ausgelegt ist, z. B. Buchhaltungsprogramme wie Datev, Lexware oder Accountable. Alternativ kannst du spezialisierte Online-Portale und Plattformen für den Austausch von E-Rechnungen nutzen, z. B. die Zentrale Rechnungseingangsplattform (ZRE) in Deutschland – beachte jedoch, dass sich solche Portale nur für den B2G-Bereich eignen.

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    Sophia Merzbach, Content Marketing Manager und Copy Writer
    Aktualisiert am

    Sophia liebt es zu lesen und kreative Texte zu schreiben. Sie freut sich sehr, Teil des bunten Teams von Accountable zu sein und ist inzwischen ein richtiger Profi in Steuerfragen.
    In ihrer Freizeit trifft man sie in der Boulderhalle, im Italienischkurs oder beim Entdecken ihrer Heimat Berlin.

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