Selbstständige müssen an einiges denken, wenn es um die regelmäßige Umsatzsteuervoranmeldung geht. Denn nicht nur die Vorbereitung und das Übermitteln ans Finanzamt sind wichtig, natürlich darf auch die Zahlung nicht vergessen werden. Hier erklären wir, wie du die Umsatzsteuer richtig abführst.
Das Wichtigste in Kürze:
- Regelmäßige Abgabe: Selbstständige müssen die Umsatzsteuervoranmeldung je nach Vorgabe monatlich oder vierteljährlich digital einreichen und die Steuer bis zum 10. Tag des Folgemonats bezahlen.
- Berechnung der Umsatzsteuer: Ziehe die gezahlte Vorsteuer (für berufliche Ausgaben) von der Umsatzsteuer ab, die du von deinen Kund:innen eingenommen hast. Der Differenzbetrag wird ans Finanzamt überwiesen.
- Fristen einhalten: Fällt die Frist auf ein Wochenende oder einen Feiertag, verschiebt sich die Abgabe und Zahlung auf den nächsten Werktag.
- Rückerstattungen möglich: Bei höheren Ausgaben als Einnahmen oder Umsätzen ohne Umsatzsteuer (z. B. bei Auslandskunden) bekommst du die Vorsteuer erstattet.
- Einfache Abwicklung: Tools wie die Accountable App helfen dir, die Voranmeldung zu kalkulieren, einzureichen und die Zahlungsdetails für das Finanzamt anzuzeigen.
So berechnet sich der Betrag deiner Umsatzsteuer
Eigentlich ist es ganz einfach: Der Betrag berechnet sich aus der Umsatzsteuer, die du deinen Kund:innen berechnest. Davon ziehst du die Umsatzsteuer ab, die du selbst für Ausgaben gezahlt hast.
Was ist der Unterschied zwischen Umsatzsteuer und Mehrwertsteuer
Selbstständige müssen in Deutschland die Umsatzsteuer regelmäßig ans Finanzamt abführen (wenn sie nicht durch die Kleinunternehmerregelung von dieser Pflicht befreit sind). Das heißt, als Selbstständige:r weist du die Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen an deine Kund:innen aus. Diese Beträge musst du dann ans Finanzamt übermitteln. Gleichzeitig kannst du die Umsatzsteuer, die du für berufliche Ausgaben gezahlt hast, vom Finanzamt einfordern. Ausgaben und Einnahmen reichst du dann zusammen in der Umsatzsteuervoranmeldung ein. Diese musst du je nach Vorgabe monatlich oder vierteljährig digital übermitteln.
💡Dafür musst du nicht zwingend ELSTER nutzen, du kannst deine Umsatzsteuer auch direkt in der Accountable App einreichen!
Umsatzsteuervoranmeldung mit ELSTER selbst machen: Schirtt-für-Schritt-Anleitung
Wie bezahle ich die Umsatzsteuer ans Finanzamt?
Die kalkulierte Summe, die du schließlich abführen musst, überweist du dann direkt auf das Konto deines zuständigen Finanzamts. Dabei ist es wichtig, folgende Angaben korrekt anzugeben:
- Deine Steuernummer: Diese dient der Zuordnung deiner Zahlung zu deinem Steuerkonto.
- Verwendungszweck: Gib den Zeitraum und die Art der Steuer an, z. B. „Umsatzsteuer-Voranmeldung Januar 2024“ oder „USt 01/2024“.
- Konto des Finanzamts: Die Kontodaten findest du auf der Website deines zuständigen Finanzamts oder in Bescheiden und Schreiben des Finanzamts, beispielsweise der Aufforderung zur Steuerzahlung.
- Umsatzsteueridentifikationsnummer (USt-IdNr.): Für grenzüberschreitende EU-Geschäfte ist die Angabe dieser Nummer auf Rechnungen und bei steuerlichen Meldungen verpflichtend, allerdings nicht bei rein nationalen Transaktionen.
Wie du die Umsatzsteuer als Freiberufler:in abführen musst, erfährst du hier.
💡Tipp von Accountable: Mach’ es dir leicht und nutze die App zur Übermittlung deiner Umsatzsteuervoranmeldung. Denn Accountable kalkuliert automatisch die fällige Summe für dich und zeigt dir außerdem direkt die Kontodaten des Finanzamts für die Überweisung an. Du musst es anschließend nur noch überweisen.
Bis wann muss ich die Umsatzsteuer ans Finanzamt bezahlen?
Je nachdem, was dein Finanzamt dir mitteilt, musst du die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich oder vierteljährig einreichen und überweisen. Das Ende der Frist fällt immer auf den 10. Tag des Folgemonats. Diese Deadline bezieht sich sowohl auf die Abgabe als auch die Zahlung der Umsatzsteuer. Fällt der 10. auf ein Wochenende oder Feiertag, ist der letzte Tag der Frist der nächstfolgende Werktag. Führst du die Umsatzsteuervoranmeldung monatlich ab, musst du sie also auch bis zum 10. Tag des darauffolgenden Monats bezahlt haben. Musst du sie vierteljährig abgeben, ist der Termin z. B. der 10. April für das erste Quartal.
Zusätzliche Hinweise:
- Mit einer Dauerfristverlängerung verschieben sich die genannten Fristen um einen Monat. In diesem Fall wäre z. B. die Abgabe für Januar bis zum 10. März möglich.
- Bei verspäteter Abgabe oder Zahlung können Säumniszuschläge anfallen.
Wann bekomme ich das Geld von der Umsatzsteuer vom Finanzamt zurück?
Es ist natürlich auch möglich, dass du in einem Zeitraum gar keine Einkünfte aus der selbstständigen Arbeit hattest, oder du mehr Ausgaben als Einnahmen zu verbuchen hast. Vor allem, wenn du mit deiner Selbstständigkeit noch ganz am Anfang stehst, hast du wahrscheinlich zunächst wenige Einnahmen aber bereits einige berufliche Ausgaben. Auch wenn du viele Kunden im Ausland hast, berechnest du ebenfalls keine Umsatzsteuer, hast aber vielleicht Umsatzsteuer für deine eigenen Ausgaben beim Finanzamt in Deutschland einzufordern.
Umsatzsteuerregeln für geschäftliche Einkäufe innerhalb oder außerhalb der EU
In diesem Fall musst du deine Umsatzsteuervoranmeldung trotzdem einreichen. Allerdings bekommst du dann Geld vom Finanzamt zurück. In der Regel überweist das Finanzamt den zu erstattenden Betrag sogar recht schnell, in ein bis drei Wochen.
💡Tipp von Accountable: Du hast Post vom Finanzamt bekommen und bist nicht sicher, was zu tun ist? Wir haben ein kostenloses KI-Tool gebaut, das dir jeden Brief vom Finanzamt analysiert, zusammenfasst und verständlich erklärt. Hier kannst du es testen!
Aktuelle Entwicklungen im Umsatzsteuerrecht
Ab dem 1. Januar 2025 treten mit dem Jahressteuergesetz 2024 und anderen Neuerungen wichtige Änderungen im Umsatzsteuerrecht in Kraft. Die wesentlichen Punkte im Überblick:
- Reform der Kleinunternehmerbesteuerung: Kleinunternehmer:innen profitieren von vereinfachten Regelungen zur Befreiung von der Umsatzsteuerpflicht.
- E-Rechnungspflicht: Einführung standardisierter und elektronisch übermittelter Rechnungen, um Prozesse zu vereinfachen und zu digitalisieren.
- Wirtschafts-Identifikationsnummer (W-IdNr.): Seit November 2024 wird diese neue Nummer schrittweise eingeführt und dient als zentrales Erkennungsmerkmal für wirtschaftlich tätige Personen. Sie soll Steuer- und Verwaltungsprozesse transparenter machen.
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