Selbstständigen und Kleinunternehmer:innen stellt sich die Frage, ob sie für ihre geschäftlichen Zwecke eine private oder eine geschäftliche Kreditkarte nutzen. Beide Arten versprechen spezifische Konditionen und Leistungen, wobei die private Kreditkarte oft mit mehr Flexibilität und geringeren Kosten aufwartet.
Sie bringt jedoch auch spezifische buchhalterische Herausforderungen mit sich, die es zu verstehen gilt, um mögliche steuerliche Fallstricke zu vermeiden.
Bevor du dich für eine Kreditkarte entscheidest, geben wir dir deshalb einen Überblick über die Unterschiede zwischen Privat- und Business-Kreditkarten, wann eine private Kreditkarte geschäftlich genutzt werden darf (und umgekehrt) und was bei der Buchhaltung zu beachten ist.
Unterschiede zwischen privaten und Business-Kreditkarten
Grundsätzlich unterscheiden sich private und Business-Kreditkarten in ihrer Funktionsweise nicht. Doch der entscheidende Unterschied zwischen den beiden Kreditkartenarten zeigt sich in den spezifischen Konditionen und Leistungen:
- Höhe des Kreditrahmens:
Business-Kreditkarten bieten in der Regel höhere Kreditrahmen als private Kreditkarten, die es dir ermöglichen, umfangreichere geschäftliche Ausgaben zu tätigen. - Zusatzleistungen:
Business-Kreditkarten bieten häufig Zusatzleistungen, die speziell auf die Bedürfnisse von Unternehmen zugeschnitten sind. Dazu gehören beispielsweise Reiseversicherungen, Angebote für Geschäftsreisen oder Rabatte bei Partnerunternehmen. - Zahlungsziele:
Business-Kreditkarten bieten meist längere Zahlungsziele von bis zu 50 Tagen. Da dir die finanziellen Mittel somit länger zur Verfügung stehen, bevor die Kreditkartenrechnung beglichen werden muss, erhöht sich die Liquidität deines Unternehmens. - Grundgebühren:
Im Vergleich zu Privatkreditkarten sind die jährlichen Grundgebühren bei Business-Kreditkarten in der Regel deutlich höher. - Zahlungsgebühren:
Bei Zahlungen mit Business-Kreditkarten erheben die Banken meist Gebührenzwischen 1 % und 3 % des Rechnungsbetrags. Für Zahlungen mit der privaten Kreditkarte dürfen Banken von Privatkund:innen dahingegen lediglich maximal 0,3 % des Rechnungsbetrags verlangen.
💡Tipp von Accountable: Die genauen Konditionen und Leistungen variieren je nach Bank und Kreditkartentyp. Bei der Wahl einer Kreditkarte ist es wichtig, dass du die verschiedenen Bedingungen sorgfältig vergleichst, um die für dich am besten geeignete Lösung zu finden.
➡️ Geschäftskonto für Selbstständige, Freelancer und Freiberufler: Das solltest du wissen
Brauche ich eine Business-Kreditkarte?
Um eine Business-Kreditkarte zu erhalten, bedarf es lediglich des Nachweises einer ausreichenden Geschäftstätigkeit. Dieser Nachweis kann durch verschiedene Geschäftsunterlagen erbracht werden, beispielsweise der Gewerbeanmeldung oder der Umsatznachweise.
Als Selbständige:r oder Kleinunternehmer:in hast du die Möglichkeit, entweder eine Business-Kreditkarte oder eine private Kreditkarte für die Firma zu nutzen. Die Entscheidung für eine Privat- oder Business-Kreditkarte geht über rein finanzielle Überlegungen hinaus. Auch individuelle Anforderungen und Präferenzen spielen eine entscheidende Rolle und sollten sorgfältig berücksichtigt werden. In diesem Zusammenhang sollten auch die nachfolgenden Aspekte bei der Wahl der Kreditkarte in Betracht gezogen werden:
- Die meisten Banken setzen klare Nutzungsbedingungen, welche verbieten, die Business-Kreditkarte privat zu nutzen. Die Business-Kreditkarte ist somit ausschließlich für geschäftliche Ausgaben vorgesehen.
- Die private Kreditkarte erlaubt eine flexiblere Nutzung und kann für geschäftliche und private Transaktionen gleichermaßen genutzt werden. Dies ist besonders relevant, wenn deine geschäftlichen und privaten Finanzangelegenheiten ineinander übergehen.
- Eine Business-Kreditkarte erleichtert die Buchführung und damit auch die steuerliche Abwicklung, da sämtliche geschäftliche Ausgaben lückenlos in einem Konto dokumentiert werden.
- Die Nutzung einer privaten Kreditkarte für geschäftliche Zwecke erfordert eine präzise Buchführung, um die geschäftlichen Ausgaben nachzuweisen. Dies ist besonders wichtig, um die steuerlichen Anforderungen zu erfüllen.
💡Tipp von Accountable: Eine Steuer-App wie Accountable macht es dir leicht, deine Geschäftsausgaben zu verwalten und den Überblick zu behalten. Du kannst deine Kreditkartenabrechnungen direkt einscannen und hast so jederzeit eine lückenlose Dokumentation!
Fallstrick Buchführung bei der geschäftlichen Nutzung der privaten Kreditkarte
Die Verwendung der privaten Kreditkarte für deine Firma birgt das Risiko, steuerliche Vorteile zu versäumen. Eine präzise und transparente Buchführung ist daher unerlässlich, um alle relevanten Ausgaben nachvollziehbar zu dokumentieren. Wichtige Aspekte, die in der Buchhaltung beachtet werden sollten, sind:
- Trennung von privaten und geschäftlichen Ausgaben:
Private und geschäftliche Ausgaben müssen klar getrennt werden. Achte darauf, dass alle geschäftlichen Ausgaben, die mit deiner privaten Kreditkarte getätigt werden, eindeutig den geschäftlichen Zwecken zuzuordnen sind. - Dokumentation:
Über alle geschäftlichen Transaktionen mit der Kreditkarte sollte detailliert Buch geführt werden. Dies ermöglicht es, die Kosten im Zusammenhang mit der geschäftlichen Tätigkeit zu überprüfen und nachzuvollziehen. Jede Geschäftsausgabe sollte aufgezeichnet werden, einschließlich des Datums, des Betrags, des Zwecks und der beteiligten Partei. - Belege und Rechnungen sammeln:
Bewahre alle Belege und Rechnungen sorgfältig auf, die mit geschäftlichen Ausgaben verbunden sind – sowohl physische Belege als auch digitale Rechnungen. Ordne die Belege entsprechend der Abbuchungen in deiner Kreditkartenabrechnung zu. - Digitale Buchhaltung:
Bei der effizienten Organisation, Kategorisierung und Nachverfolgung der geschäftlichen Ausgaben kann eine digitale Buchhaltungssoftware den Aufwand erheblich reduzieren.
Bei einer sorgfältig geplanten Buchführung kann die geschäftliche Nutzung einer privaten Kreditkarte aufgrund der geringeren Gebühren und der flexibleren Nutzung insbesondere für Selbstständige und Kleinunternehmer:innen eine praktische Lösung sein. Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, eine klare Trennung von privaten und geschäftlichen Ausgaben sowie eine ordnungsgemäße Dokumentation sind dabei von entscheidender Bedeutung. Die automatisierte Datenerfassung mithilfe einer Buchhaltungssoftware kann dir helfen, den Überblick zu behalten und finanzielle Risiken zu minimieren.
