Als Selbstständige:r oder Freiberufler:in arbeitest du nicht immer von Zuhause. Vielleicht hast du dein Büro in einem Coworking-Space, fährst regelmäßig zu Kundenterminen oder verdienst dein Geld sogar mit einer selbstständigen Tätigkeit, die erfordert, dass du hin– und herfährst, wie z.B. als Amazon-Flex-Lieferant:in. Als Selbstständige:r kannst du diese Kosten in deiner Steuererklärung geltend machen. Wie die steuerlichen Regelungen hierzu sind und wie du die Pendlerpauschale geltend machen kannst, erklären wir dir in diesem Artikel.
Grundlagen im Steuerrecht: Werbungskosten und Betriebsausgaben
Im Steuerrecht wird zwischen Werbungskosten und Betriebsausgaben unterschieden. Die Fahrt zum Arbeitsplatz kann sowohl von Arbeitnehmer:innen, als auch von Selbstständigen als Werbungskosten abgesetzt werden. Hier wird oftmals auch von der sogenannten Pendlerpauschale (offiziell Entfernungspauschale genannt) gesprochen. Gemeint ist damit der regelmäßige Weg zum Arbeitsplatz und zurück.
Als Betriebsausgabe können Selbstständige alle weiteren Fahrtkosten abrechnen. Das können Fahrten zu deinen Kunden, deine Dienstreisen oder auch alle Fahrtkosten von angestellten Mitarbeiter:innen sein. Als Selbstständige:r kannst du dabei alle Fahrtkosten, die höher sind als die Pauschbeträge im Bereich der Werbungskosten, als Betriebsausgaben absetzen.
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Privates Fahrzeug oder Firmenwagen?
Bei der Abrechnung musst du jedoch beachten, ob das verwendete Fahrzeug dein privates ist oder ob es zum Betriebsvermögen gehört. Die Entscheidung darüber hängt von der jeweiligen Nutzung ab. Liegt die betriebliche Nutzung unter 10%, dann wird das Fahrzeug deinem Privatvermögen zugerechnet.
Ab 10% bis 50% betrieblicher Nutzung kannst du alleine darüber entscheiden, ob du das Fahrzeug dem Betriebs- oder deinem privaten Vermögen zurechnest.
Liegt die betriebliche Nutzung über 50%, dann gehört das Fahrzeug zum Betriebsvermögen und kann als Firmenwagen verwendet und entsprechend steuerlich abgerechnet werden. In diesem Fall kannst du die Fahrtkosten, aber auch andere Dinge wie Versicherungen, geltend machen.
Bleibt das Fahrzeug in deinem Privatvermögen, so kannst du die Fahrtkosten als Werbungskosten (Pendlerpauschale) abrechnen. Entscheidest du dich dafür, das Fahrzeug zum Betriebsvermögen zuzurechnen, dann werden die Fahrtkosten als Betriebskosten abgerechnet.
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Wie rechne ich Fahrtkosten ab? Pendlerpauschale vs. Betriebsausgaben
Pendlerpauschale
Die einfachste Art und Weise deine Fahrtkosten abzurechnen ist mit der Pendlerpauschale (auch Entfernungspauschale genannt). Diese kann für Aufwendungen für den Weg zwischen Wohnung und erster Betriebsstätte sowie Familienheimfahrten unabhängig davon, was für ein Verkehrsmittel du nutzt, geltend gemacht werden. Die Pendlerpauschale gilt also sowohl, wenn du mit dem Auto fährst, als auch wenn du das Fahrrad nimmst oder öffentliche Verkehrsmittel nutzt. Für Flugreisen kann diese Pauschale allerdings nicht geltend gemacht werden.
Berechnet wird die Pendlerpauschale wie folgt: jeder Kilometer zwischen deiner Wohnung und der ersten Betriebsstätte wird mit 0,30 € abgerechnet. Ab dem 21. Kilometer kannst du sogar 0,38 € pro Kilometer steuerlich geltend machen. Maßgeblich für die Berechnung sind die tatsächlichen Arbeitstage im jeweiligen Kalenderjahr, denn du kannst diese Pauschale nur einmal pro Arbeitstag ansetzen. Insgesamt kannst du mit der Pendlerpauschale maximal bis zu 4.500 € steuerlich geltend machen.
💡Tipp von Accountable: Beachte, dass die Pendlerpauschale etwas anderes ist, als die Kilometerpauschale. Die Kilometerpauschale kannst du für im Rahmen von Reisekosten anwenden, während sich die Pendlerpauschale auf den täglichen Weg zur Arbeit bezieht.
Betriebsausgaben
Wenn deine Fahrtkosten den Maximalbetrag für die Entfernungspauschale von 4.500 € übersteigen, dann kannst du deine Fahrtkosten als Betriebsausgaben geltend machen – auch, wenn das genutzte Fahrzeug ein privates Fahrzeug ist. In diesem Fall musst du die entstandenen Kosten jedoch nachweisen. Dazu zählen neben den Ausgaben für Kraftstoffe auch die Kosten für Kfz-Steuer, Versicherungen, Instandhaltung und Abschreibung. Die Gesamtkosten werden durch die Anzahl der tatsächlich gefahrenen Kilometer geteilt und daraus wird dann ein individueller Betrag je Kilometer berechnet. Dieser kann durchaus auch höher als 0,30 € pro Kilometer ausfallen und du kannst einen Betrag, der höher ist als 4.500 €, steuerlich geltend machen.
Wenn dein Fahrzeug zum Betriebsvermögen gehört, dann werden alle deine Kosten als Betriebsausgaben angerechnet. In diesem Falle musst du deine privaten Fahrten von den betrieblichen sauber trennen.
Hierzu gibt es zwei Möglichkeiten:
Du kannst die sogenannte 1%-Regelung anwenden. Bei dieser Regelung wird dir monatlich 1% als geldwerter Vorteil vom offiziellen Listenpreis des Fahrzeugs für die Nutzung berechnet. Für Elektrofahrzeuge wird nur 0,5% vom Listenpreis angesetzt. Mit dieser Regelung sind alle privaten Fahrten (z.B. auch die Urlaubsfahrt mit dem Auto) abgedeckt und es fallen keine weiteren Kosten an. Diese Regelung kann jedoch nur genutzt werden, wenn der Anteil der betrieblichen Fahrten über 50% liegt.
Alternativ zur 1%-Regelung kannst du auch die tatsächlichen Kilometer abrechnen. Hierfür ist es erforderlich, dass du ein Fahrtenbuch führst. Darin muss jeder gefahrene Kilometer genauestens mit Uhrzeit und Datum dokumentiert werden.
💡Tipp von Accountable: Erfahre mehr darüber, wie man ein Fahrtenbuch nutzt.
In der Praxis: Wie gebe ich Fahrtkosten in der Steuererklärung an?
Egal, ob du dich für die Pendlerpauschale oder für die Abrechnung deiner Fahrtkosten als Betriebsausgabe entscheidest: Du musst das Ganze in deiner Steuererklärung geltend machen. Der Platz für die entsprechenden Angaben ist in der Anlage EÜR, wenn du deine Steuererklärung über das Portal ELSTER einreichst. In den Zeilen 81 bis 86 kannst du hier Kraftfahrzeugkosten und andere Fahrtkosten eintragen. In der Zeile 86 kannst du die Entfernungspauschale geltend machen. Wenn deine Aufwendungen die Entfernungspauschale übersteigen, dann werden die Zeilen 85 und 86 leer gelassen.
💡Tipp von Accountable: Die EÜR-Vorlage vom Bundesfinanzministerium findest du hier.
Fahrtkosten mit Accountable in der Steuererklärung angeben
Um deine Fahrtkosten optimal zu organisieren, bietet Accountable einen einfachen Service: Du kannst alle deine Daten und Kosten ganz einfach in der App eintragen und hast so alle Fahrtkosten zentral an einem Ort abgespeichert.
Dafür fügst du eine neue Ausgabe hinzu. Unter der Kategorie „Reisekosten” > „Für Selbstständige” kannst du z.B. Kosten für Bus und Bahn, die Fahrt zum Büro, aber auch Pauschbeiträge und Kilometergelderstattung eintragen. Bei der Nutzung deines Fahrzeugs kannst du außerdem unter „Fahrzeug” Kosten für Versicherungen oder Leasing festhalten.
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Fazit: Fahrtkosten steuerlich geltend machen lohnt sich
Es lohnt sich auf jeden Fall, Fahrtkosten steuerlich geltend zu machen, da du damit deine Steuerlast erheblich senken kannst. Ob du dich für die Pauschale oder die Abrechnung über die Betriebsausgaben entscheidest, hängt von einigen individuellen Bedingungen und der geplanten Nutzung ab. Generell gilt, dass die Nutzung von Pauschalen die Abrechnung deutlich vereinfacht, aber nicht immer mit Pauschalen die kompletten anfallenden Kosten erfasst werden.
Auch können Pauschalen dazu führen, dass möglicherweise deutlich mehr gezahlt wird, als bei der Erfassung der tatsächlichen Kosten, wenn z.B. eine private Nutzung nicht gewünscht ist, weil beispielsweise ein Zweitfahrzeug vorhanden ist. Mit Accountable kannst du deine Fahrtkosten aber ganz einfach und zentral an einem Ort verwalten und hast so stets von überall Zugriff auf deine Daten.
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