Eingetragene Kaufleute – also ein eingetragener Kaufmann oder eine eingetragene Kauffrau – stellen Handelsbetriebe dar, die von einer einzigen Person geführt werden. Der:die „e.K.“ gehört zu den am weitesten verbreiteten Rechtsformen in Deutschland.
Wir erklären, was ein:e eingetragene:r Kaufmann:frau ist, welche Vor- und Nachteile sich aus dieser Rechtsform ergeben und was du in steuerlicher Hinsicht beachten musst.
Was ist ein:e eingetragene:r Kaufmann:frau?
Die Rechtsform „Eingetragene:r Kaufmann:frau“ (e.K.) bezeichnet Einzelunternehmen, die im Handelsregister eingetragen sind. Dabei zählst du als Kaufmann:frau, wenn du ein Handelsgewerbe betreibst, also ein Gewerbe angemeldet hast, das einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb erfordert. Bei eingetragenen Kaufleuten handelt es sich immer um Einzelpersonen. Gründen mehrere Personen das Unternehmen (z. B. als Partner:innen oder mit stillen Teilhaber:innen), muss die Offene Handelsgesellschaft (OHG) gewählt werden.
Zu unterscheiden sind eingetragene Kaufleute auch von Kleingewerbetreibenden. Dabei handelt es sich ebenfalls um Einzelunternehmer:innen, die aber nicht ins Handelsregister eingetragen sind. Dadurch gibt es auch juristische Besonderheiten: Für Kleingewerbetreibende gilt das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB), während für eingetragene Kaufleute das Handelsgesetzbuch (HGB) greift.
💡Achtung: Als „e.K.“ bist du eine natürliche Person, keine juristische. Das hat nicht nur Folgen für die Haftung (dazu gleich mehr), sondern auch juristische Konsequenzen. So solltest du dich beispielsweise nicht als Geschäftsführer:in, sondern immer nur als „Inhaber:in“ bezeichnen. Das beugt rechtlichen Streitigkeiten und Abmahnungen vor.
Eingetragene:r Kaufmann:frau: Diese Voraussetzungen gelten
Ob bei deinem Gewerbe ein kaufmännischer Geschäftsbetrieb vorliegt und du dich als Kaufmann:frau ins Handelsregister eintragen lassen musst, lässt sich nicht pauschal sagen. Daher wird jeder Fall einzeln betrachtet und anhand von quantitativen und qualitativen Kriterien beurteilt. Entsprechend der Einstufung unterscheidet man zwischen Ist- und Kannkaufmann.
| Istkaufmann:frau | Kannkaufmann:frau |
| Du bist ein:e Istkaufmann:frau, wenn dein Betrieb als Handelsgewerbe im Sinne des HGB gilt. Das bedeutet, dein Unternehmen muss einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb haben. Ein wichtiger Faktor ist die Größe deines Unternehmens. Wenn dein Jahresumsatz über 600.000 Euro oder dein Jahresgewinn über 60.000 Euro liegt, bist du in der Regel ein:e Istkaufmann:frau. In diesem Fall giltst du automatisch als Kaufmann:frau und bist in jedem Fall zur Eintragung verpflichtet. | Du bist ein:e Kannkaufmann:frau, wenn dein Gewerbe nicht zwingend einen in kaufmännischer Weise eingerichteten Geschäftsbetrieb erfordert. Das trifft oft auf Kleingewerbetreibende zu, deren Jahresumsatz unter 600.000 Euro oder deren Jahresgewinn unter 60.000 Euro liegt. In diesem Fall musst du dich nicht als Kaufmann:frau eintragen lassen, kannst es aber freiwillig tun, um bestimmte Vorteile zu nutzen. |
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Eingetragene:r Kaufmann:frau: Vorteile und Nachteile
Unabhängig davon, ob du als Kannkaufmann:frau oder Istkaufmann:frau tätig bist, bringt die Registrierung im Handelsregister unterschiedliche Rechte und Pflichten mit sich. Die können sowohl Vorteile wie Nachteile auf dich als eingetragene:n Kaufmann:frau und dein Geschäft haben.
| Vorteile | Nachteile |
| Einfacherer und günstiger Start: Du musst weder Startkapital vorweisen noch komplizierte Verträge aufsetzen. | Unbeschränkte Haftung: Du haftest mit deinem gesamten Privatvermögen für die Verbindlichkeiten deines Unternehmens. Das kann zu erheblichen persönlichen finanziellen Risiken führen. |
| Alleinige Entscheidungsgewalt: Als Einzelunternehmer:in triffst du alle Entscheidungen selbst, ohne Kompromisse mit Geschäftspartner:innen eingehen zu müssen. | Absicherung notwendig: Es ist ratsam, durch entsprechende Versicherungen und vorsichtige Geschäftsführung das Risiko zu minimieren. |
| Erhöhte Seriosität: Die Eintragung ins Handelsregister signalisiert Professionalität und Seriosität. Dies kann besonders bei Geschäftsbeziehungen mit anderen Unternehmen von Vorteil sein. | Buchführungspflicht: Mit der Eintragung ins Handelsregister bist du zur doppelten Buchführung verpflichtet, was einen höheren administrativen Aufwand bedeutet. |
| Freie Namenswahl: Du hast die Möglichkeit, einen Fantasienamen für dein Unternehmen zu wählen. Dias bietet Raum für kreative und einprägsame Firmennamen. Nur das Kürzel „e.K.“ muss enthalten sein. | Bilanzierungspflicht: Du musst den Jahresabschluss in Form einer Bilanz erstellen, was zusätzliche Zeit und möglicherweise Kosten für eine:n Steuerberater:in bedeutet. |
| Keine Publizitätspflicht: Eingetragene Kaufleute sind nicht dazu verpflichtet, Geschäftsberichte zum Jahresende zu veröffentlichen. Dadurch musst du nicht sensible Inhalte offenlegen. | Eingeschränkte Finanzierungsmöglichkeiten: Banken und Kreditgeber sehen mitunter eingetragene Kaufleute als weniger kreditwürdig an als Kapitalgesellschaften, was die Finanzierung erschweren kann. |
Eine Besonderheit von eingetragenen Kaufleuten ist der Schutz durch die sogenannte „Rügepflicht“: Das Handelsgesetzbuch definiert spezielle Verpflichtungen für Kaufleute, die den Handelsverkehr vereinfachen können. Ein wesentliches Element ist die kaufmännische Rügepflicht gemäß § 377 HGB. Diese Regelung verlangt von Käufer:innen in beidseitigen Handelsgeschäften, die gelieferte Ware umgehend zu untersuchen und eventuelle Defekte zu melden. Wird dies versäumt, wird die Ware als genehmigt betrachtet, und der Kaufvorgang gilt als vollständig abgewickelt.
Eingetragene:r Kaufmann:frau: Diese Steuern sind wichtig
Als eingetragene:r Kaufmann:frau gelten für dich die gleichen steuerlichen Anforderungen wie für andere Einzelunternehmer:innen auch.
- Einkommensteuer: Als Einzelunternehmer unterliegst du der Einkommensteuer. Dein Unternehmensgewinn wird als persönliches Einkommen betrachtet und entsprechend besteuert. Dazu musst du jährlich eine Einkommensteuererklärung abgeben, in der du alle Einkünfte aus deiner unternehmerischen Tätigkeit aufführst. Basierend auf deinem Einkommen kannst du verpflichtet werden, vierteljährliche Vorauszahlungen zu leisten.
- Umsatzsteuer: Wenn dein Unternehmen umsatzsteuerpflichtige Leistungen erbringt, musst du dich beim Finanzamt entsprechend registrieren lassen. Du bist dann verpflichtet, regelmäßig (monatlich oder vierteljährlich) eine Umsatzsteuervoranmeldung abzugeben und die entsprechende Umsatzsteuer an das Finanzamt zu zahlen. Wenn dein Umsatz im Vorjahr unter 22.000 Euro lag und im laufenden Jahr 50.000 Euro nicht übersteigt, kannst du von der Kleinunternehmerregelung Gebrauch machen, die dich von der Umsatzsteuer befreit.
- Gewerbesteuer: Als eingetragene:r Kaufmann:frau bist du gewerbesteuerpflichtig. Es gibt aber einen Freibetrag von 24.500 Euro, bis zu dem keine Gewerbesteuer gezahlt werden muss. Sie wird erst fällig, wenn dein Gewinn darüber liegt.
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Fazit: Selbstständig als eingetragene:r Kaufmann:frau
Die Entscheidung, sich als eingetragene:r Kaufmann:frau selbstständig zu machen, sollte gut überlegt sein. Diese Rechtsform bietet viele Vorteile, insbesondere in Bezug auf Flexibilität und geringere Gründungshürden. Allerdings solltest du die unbeschränkte Haftung und den höheren Verwaltungsaufwand nicht unterschätzen. Es ist ratsam, sich vor der Entscheidung ausführlich zu informieren und gegebenenfalls fachkundigen Rat einzuholen, um die beste Wahl für deine individuelle Situation und deine Geschäftsziele zu treffen.
💡Tipp von Accountable: Als eingetragene:r Kaufmann:frau musst du dich wie alle Selbstständigen um deine Absicherung selbst kümmern. Dazu gehört neben der Krankenversicherung auch eine gute Altersvorsorge.
